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Lidiando con las sorpresas desagradables

    Hoy compartimos contigo un nuevo artículo de David Allen. Su dilatada experiencia ayudando a mejorar la efectividad de personas y organizaciones hace que sus artículos —llenos de reflexiones, herramientas y aprendizajes— sean tremendamente útiles para cualquier persona que se haya propuesto desarrollar esta competencia.

    En el artículo de hoy, Allen nos habla de las claves para poder responder de manera óptima cuando surgen imprevistos de calado en nuestras vidas. ¡Esperamos que te sea útil!

    Mientras sigo explorando la mejor manera de ayudar a personas en posiciones directivas a enfrentarse a las cargas y penurias de su desdichada fortuna, mi «solución del día» es sencilla: optimiza tu manera de lidiar con las sorpresas. Esto es válido para cualquier posición de alta dirección, las personas de su equipo, el resto de la organización, sus familias y, en definitiva, cualquier otra persona que quieras incluir en la ecuación.

    Sin ánimo de menospreciar los desastres naturales con una metáfora obvia, puedes apostar a que algo se está acercando. Tú aún no lo ves, pero hará temblar cualquier estructura que tengas establecida en tu mente y en tu mundo, afectando a tus prioridades, proyectos y planes. Será un impacto de tal magnitud que cambiará totalmente tu vida y tu trabajo. Hará que necesites reorganizar tu día a día, así como tomar conciencia de cosas que no habías apreciado hasta este momento.

    Tendrás que recalibrar el significado que tiene para ti todo lo que te rodea y conformar una nueva Gestalt. Necesitarás recomponerte de nuevo.

    La forma en cómo te tomes estos cambios puede ir desde la euforia a la desolación. Pero no importa en qué punto te sitúes dentro de este rango. Hay dos elementos que te permitirán responder de manera óptima a esta situación: (1) estar activamente a lo que estás, y (2) tener la mente despejada.

    Los buenos marineros lo saben y es una práctica común entre ellos. Cuando adquirí mi primer barco, un capitán veterano me dijo algo muy útil: «Si alguien está a punto de vomitar, ¡dale el timón!». Esto es incluso mejor que mirar al horizonte para lograr el equilibrio. Quien conduce un coche nunca se marea. Los imprevistos harán que el barco se balancee, así que agarra el timón tan pronto como puedas.

    El segundo factor es, sin embargo, igualmente crítico para la estabilidad: que no haya suciedad. Si alguna vez has estado en un barco durante una borrasca inesperada, sabrás que una pieza suelta, innecesaria, fuera de lugar, puede arruinar tu día, si no tu barco. Las personas que practican artes marciales se entrenan para despejar su mente. Si te asaltan cuatro personas en un callejón oscuro, lo último que querrás tener en tu cabeza son mil correos electrónicos sin procesar merodeando por ella.

    Cuando no estoy haciendo otra cosa, me aseguro de mantener todas mis bandejas de entrada a cero —correos electrónicos, papeles, notas, pensamientos—; aclarando todo lo que requiere mi atención. Porque, al igual que a ti, alguna sorpresa me está esperando.

    David Allen

    La esencia de GTD® en pocas palabras

      GTD® es una metodología que te permite mejorar tu efectividad, y lo hace en todos los aspectos de tu vida, tanto en el ámbito profesional como en el personal. Se compone de un conjunto de hábitos sencillos y buenas prácticas que cualquier persona puede incorporar en su día a día.

      A pesar de su sencillez conceptual, algunas veces cuesta —incluso a personas que son usuarias de la metodología desde hace mucho tiempo— encontrar las palabras adecuadas para resumir la esencia de la metodología, de modo que quienes la desconocen puedan hacerse una idea de su potencia.

      Por eso nos ha gustado mucho la cita que hace Sönke Ahrens sobre GTD® en su libro: How to Take Smart Notes: One Simple Technique to Boost Writing, Learning and Thinking – for Students, Academics and Nonfiction Book Writers.

      Aquí tienes el párrafo —que hemos traducido para ti— donde el autor resume de una manera muy acertada esta esencia de GTD®:

      La importancia de un flujo de trabajo integral es la gran revelación de «Getting Things Done», de David Allen. Quedan pocas personas trabajadoras del conocimiento que aún no hayan oído hablar de GTD® y eso es por una buena razón: ¡funciona!. El principio de GTD® es recopilar todo lo que llama tu atención en contenedores de confianza y aclararlo de una forma sistemática. Esto no significa que tengamos que hacer necesariamente todo lo que en algún momento se nos ha ocurrido, pero sí nos obliga a tomar decisiones claras y a comprobar regularmente si nuestras acciones todavía encajan en el marco general. Sólo si sabemos que todo está bajo control, desde lo trivial a lo importante, podemos relajarnos y enfocarnos en lo que tenemos justo delante. Únicamente si no hay nada que permanezca en nuestra memoria de trabajo, ocupando valiosos recursos mentales, podemos experimentar lo que Allen llama una «mente como el agua», el estado en el que podemos centrarnos en lo que estemos haciendo sin distraernos con pensamientos que compiten entre sí. El principio es sencillo, pero holístico. No es un parche ni una herramienta de lujo. No hace el trabajo por ti. Pero sí te proporciona una estructura para tu actividad diaria que tiene en cuenta el hecho de que la mayoría de las distracciones no proceden tanto de nuestro entorno, como de nuestras propias mentes.

      Como puedes ver, menciona los diferentes aspectos clave de GTD®. Es sobre todo relevante la cita al estado de «mente como el agua» —que conseguimos aplicando todos los pasos de la metodología— donde nuestra efectividad se maximiza. En otras palabras, ese estado mental donde «estamos a lo que estamos» y, además, disfrutamos de lo que hacemos.

      También habrás podido ver que afirma rotundamente que funciona. Es así. Y por este mismo motivo se ha convertido en el nuevo estándar en efectividad personal y cada vez más personas trabajadoras del conocimiento la implementan.

      ¿Aún no la conoces? ¿Te interesa aprender sobre ella? No dudes en ponerte en contacto con nosotr@s y te explicaremos los detalles y las opciones de la formación GTD® oficial, ya sea a nivel individual o para tu organización.

      ¿Tu mundo te sobrepasa?

        Persona sobrepasada por los cambios en su mundo

        Compartimos contigo un artículo publicado originalmente por David Allen en diciembre de 2019. Lo hemos traducido y adaptado para ti porque ahora más que nunca es necesaria la reflexión a la que nos evoca el texto. ¡Esperamos que lo disfrutes!

        No hay nada nuevo en el mundo, excepto la frecuencia con la que no paran de aparecer cosas nuevas. En consecuencia, cada vez son más las personas que tienen que aceptar y estar constantemente adaptándose a esta cambiante realidad.

        La diferencia entre tu mundo y el de tus padres está en el tiempo en que puedes contar con que algo te proporcione estabilidad. Ya sea en tu vida o en tu trabajo. Y que, además, lo haga durante un período significativo de tiempo.

        Tal vez tu padre y tu madre tuvieron que «reconfigurar» totalmente su mundo dos o tres veces en su vida adulta (como mucho). Puede que tú tengas que hacerlo dos o tres veces al año.

        Esto puedes considerarlo una buena o mala noticia, pero indudablemente es la noticia. Que te sientas con mayor o menor comodidad en esta situación va a depender de la confianza que tengas en que reaccionarás de manera adecuada cuando esos cambios ocurran.

        Confía en mí. Ahora mismo hay alguna sorpresa preparada para ti que no puedes prever y que probablemente requerirá que te recalibres y te reenfoques rápidamente para evitar que te lleve la corriente. Y en el horizonte no hay nada a lo que puedas agarrarte, aparte de tus propias habilidades para arreglártelas.

        La tecnología ha contribuido de manera determinante a este fenómeno. He sido usuario de esta desde hace mucho tiempo (me he dedicado a la organización digital y a las aplicaciones de comunicación desde 1983) y puedo asegurarte que nada —exceptuando los procesadores de texto y las hojas de cálculo— ha mejorado significativamente el campo de la productividad.

        Lo que la tecnología ha magnificado de manera brutal es la velocidad, el volumen y la conectividad. Y aunque se puede argumentar que este hecho ha ayudado, también se puede argumentar que ha agravado el problema. Al menos en lo que respecta a mantener la sensación de control sobre tu mundo, en lugar de sentirte abrumado por él.

        Las empresas y las personas siempre han tenido que tomar decisiones. Pero ahora reciben un bombardeo constante de infinitas opciones e información potencialmente relevante y con elementos que pueden promover sus aspiraciones y sus carreras. Y todo esto hace que corran el riesgo de quemarse por el estrés que genera este sinfín de oportunidades.

        La mayoría de las personas en las organizaciones se encuentran ahora mismo frente a dilemas tales como «¿Está cambiando mi trabajo?» «¿Cómo defino mi(s) función(es)?» «¿A dónde se dirige este barco?» «¿Puedo contar con un futuro aquí?» Etc. Los pronósticos afirman que, dentro de unos pocos años, la mayoría de las organizaciones contratarán mayoritariamente personas autónomas y funcionarán sin apenas plantilla propia.

        Tanto las personas como las organizaciones están tratando de navegar en este nuevo escenario. Los conceptos «Lean», «Agile» y «Scrum» nos son familiares, al menos en el sector tecnológico. Y los modelos de auto-organización empresarial, como la Holacracia, han comenzado a coger tracción en todo el mundo, eliminando las estructuras jerárquicas arcaicas.

        Estos enfoques (y muchos otros) abordan la necesidad de ser flexibles, integradores, imaginativos y receptivos a los cambios que constantemente se producen. La capacidad de una empresa para hacer frente a un imprevisto puede ser determinante para su ventaja competitiva.

        En el frente individual, los modelos y herramientas de autogestión han proliferado exponencialmente, con nuevas aplicaciones y enfoques que surgen casi a diario.

        Mi libro, Getting Things Done: the art of stress-free productivity —en español: Organízate con eficacia—, se publicó por primera vez en 2001, con una nueva edición en 2015, vendiendo millones de copias en varios idiomas. El acrónimo de la metodología, «GTD®», se ha hecho mundialmente conocido, habiéndose —por ejemplo— creado más de 300 aplicaciones de software basadas en el modelo.

        ¿Por qué su éxito? Sencillamente, por la necesidad que tienen las personas de disponer de más «espacio» en sus cabezas, menos estrés en su día a día y más control sobre todos los asuntos que ocupan sus vidas y sus trabajos.

        No podemos contar con que nuestras prioridades y compromisos se mantengan estables por mucho tiempo. Y cuanto más frecuentemente haya cosas que impacten en nuestra estabilidad, mayor será nuestra necesidad de desarrollar hábitos y buenas prácticas que nos permitan mantener la sensación de control.

        La metodología GTD®, elaborada después de muchos años y miles de horas de trabajo individual con personas en posiciones de alto nivel, proporciona una manera para lograr —y mantener— esta sensación de control. No importa lo feas que se pongan las cosas, ni la frecuencia con la que los cambios ocurran.

        Consiste en capturar todo lo que llama nuestra atención —en el momento que lo hace— en contenedores de confianza. Aclarar estas cosas que hemos capturado, pensando y tomando decisiones sobre qué hacer o no hacer con ellas, y definiendo las siguientes acciones acciones y los resultados —proyectos— inherentes a las mismas. Organizar la información y los recordatorios resultantes en un sistema de confianza, para así asegurar que podemos elegir con confianza qué hacer —o no hacer— en cada momento.

        A pesar de lo sencillo que te pueda parecer, es algo que la mayoría de las personas tenemos que aprender y practicar para que se convierta en un hábito. De esta manera lograremos dar sentido al «tsunami» de entradas que llegan a nuestro mundo, que para nada se está desacelerando.

        Se ha establecido una carrera entre tú y tu realidad. Una realidad heredada, aceptada y creada. Quién ganará, y cómo, depende de ti. Y no ocurrirá por sí solo.

        David Allen, diciembre de 2019

        GTD® avanza con paso firme

          Todas las personas que formamos parte de OPTIMA LAB adquirimos el compromiso de trabajar en la mejora de la efectividad en empresas y organizaciones.

          Es un camino arduo, no exento de cierto reto, ya que no se trata tan solo de divulgar, sino que la propuesta de mejora de la efectividad siempre va acompañada de una necesidad de «desaprendizaje». Este camino está minado de tópicos y creencias, que dificultan el cambio de paradigma necesario para avanzar firmemente en el desarrollo de la competencia de la efectividad personal.

          Si echamos un vistazo rápido al panorama general, a veces parece que es más relevante la noticia de la baja productividad de las empresas españolas que no el esfuerzo que muchas de ellas hacen para que los profesionales que las integran puedan conseguir resultados, a la vez que mejoran su bienestar.

          Es por eso por lo que nos alegra ver cómo, poco a poco, metodologías como GTD® encuentran su espacio en medios de amplia difusión, como por ejemplo en este artículo de El País.

          GTD® «nació» en el año 2000 y se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal. Y lo ha logrado por méritos propios, gracias a haber demostrado ser capaz de mejorar la efectividad de las personas que lo usan, reduciendo notablemente sus niveles de estrés e integrando de una manera innovadora la gestión de sus compromisos personales y profesionales.

          Poco a poco, pero con paso firme, el conocimiento y la adopción de GTD® va avanzando también en nuestro país. Varios indicadores lo demuestran. Uno de ellos es la presencia en medios, como el ejemplo que te poníamos antes. Otros indicadores son el aumento de formaciones «in-company», el lleno absoluto en nuestros cursos abiertos o la demanda creciente que recibimos en OPTIMA LAB para dar charlas de divulgación sobre GTD® en organizaciones de todo tipo, incluso más allá del mundo empresarial.

          Mención especial merecen las crecientes comunidades «on-line» de usuarios de GTD®, como las de Slack y Telegram de «Aprendiendo GTD®», donde se puede percibir de manera clara el impacto positivo de esta metodología en la vida de personas.

          Y hay aún más evidencias de que GTD® es el referente indiscutible en este campo. No hace falta más que ver las veces que se cita cuando hablamos de efectividad personal, el «benchmarking» del que siempre es objeto o que el libro «Organízate con Eficacia», de David Allen, esté en las primeras posiciones de los rankings de libros dedicados a la productividad de todos los tiempos.

          A pesar de todo lo anterior, GTD® también tiene un punto débil: el todavía escaso conocimiento de la metodología en gran parte de nuestra sociedad. Queda camino, quizá aún mucho camino, pero la tendencia es clara y las señales inequívocas. Y desde OPTIMA LAB vamos a seguir poniendo todo nuestro empeño en ser agentes para este cambio necesario.