En el siguiente texto, David Allen menciona el típico impulso de «hacerse una lista» en un momento de agobio —y el hecho de que no funcione— como uno de los motivos por los que muchas personas son escépticas a la hora de implementar una metodología basada en listas para mejorar su efectividad personal. Descubre el porqué.
El otro día tuve otro FCO (es decir, Flash Cegador de lo Obvio): una de las razones por las que la mayoría de la gente es hasta cierto punto alérgica a «organizarse» es la constante falta de éxito que han experimentado a lo largo de los años con la forma en que han abordado todo el proceso de las listas de tareas.
La razón por la que esas listas no les han funcionado es porque eran un intento de comprimir funciones muy diferentes y relativamente sofisticadas y específicas en un único evento y contexto. Si intentas hacer algo demasiado simple, lo harás parecer aún más complejo y difícil. Sí, todos nos hemos visto alguna vez contra la pared con demasiadas cosas gritándonos en la cabeza y hemos obtenido un alivio temporal al «hacer una lista». Pero estamos en un mundo muy diferente y más polifacético de lo que esa «tirita» puede gestionar como un procedimiento continuo.
Cuando la mayoría de las personas se sientan a escribir una de estas listas, en realidad están intentando combinar a la vez las cinco fases que hemos definido para dominar el flujo de trabajo: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. Están intentando simultáneamente sacar cosas de su mente, decidir lo que significan, colocarlas de alguna manera lógica o significativa, saltando inmediatamente a la evaluación de cada una de ellas frente a las demás y decidiendo lo que tienen que hacer «más importante». Por lo general, uno se ve recompensado con un alivio a corto plazo de la crisis de confusión, pero quedándose con una vaga sensación de vulnerabilidad persistente ante lo que ni se ha capturado, ni se ha procesado, ni se ha organizado, ni se ha visto, ni se ha evaluado.
A lo largo de muchos años de investigación y asesoramiento, hemos descubierto que estos aspectos de la gestión del flujo de trabajo se realizan de forma óptima como actividades separadas. En primer lugar, necesitas recopilar todo lo que tienes en mente, ya sea pequeño o grande. A continuación, necesitas evaluar cada elemento individual de ese inventario: ¿es accionable? Si es así, ¿cuál es el resultado?, ¿cuál es la siguiente acción? A continuación, necesitas organizar todos los resultados de esa reflexión en las categorías adecuadas. Es entonces cuando puedes revisar claramente todas las opciones de qué hacer y hacer las mejores elecciones, teniendo en cuenta todos los criterios al hacerlas (tiempo, energía, contexto y prioridades).
Autogestionarse es simple, pero no es simplista.
David Allen