David Allen fue en su juventud cinturón negro de kárate y, por este motivo, es muy habitual encontrar metáforas relacionadas con las artes marciales en sus escritos, conferencias e incluso en las formaciones de Getting Things Done®. En el artículo que te presentamos a continuación explica la importancia de alcanzar el estado de «mente como el agua» para ser personas efectivas y cómo lograrlo.
Hay una diferencia de años luz entre un sistema que «sólo» contiene muchos de nuestros compromisos y uno que contiene el 100% de ellos. Pocas personas han conseguido tener la cabeza totalmente vacía, con absolutamente todos y cada uno de los proyectos, acciones y potenciales compromisos —que en algún momento hemos contraído con nosotros mismos y con los demás— fuera de ella y disponibles en un formato fácilmente revisable.
Me quito el sombrero ante la gente que trata de mantener listas de recordatorios de cosas por hacer, pero en listas incompletas. Le están dando a su mente un trabajo enorme e innecesario. Si tu sistema no tiene todo lo que debería tener, no tendrás confianza total en él y tu motivación para mantenerlo y actualizarlo será mínima.
Si tu lista «@Llamadas» no contiene los recordatorios de todas y cada una de las llamadas que necesitas hacer en relación a cualquiera de tus asuntos, entonces tu mente todavía tendrá que hacer el trabajo de recordar las que falten cuando estés con el teléfono en la mano. Y, probablemente, dejes notas de estas llamadas que faltan en tu escritorio o en tu ordenador. No podrás confiar plenamente en tu intuición sobre qué llamada hacer de las que tienes en la lista, ya que todavía tienes que hacer el trabajo de recordar y definir todas las opciones que faltan. Si tu agenda de contactos está sólo parcialmente completa, probablemente no encuentres la motivación para mantenerla al día, incorporando en ella las nuevas tarjetas de visita que te van dando.
Si algunos de los recados que tienes que hacer están en una lista, pero otros no lo están, tu mente, de camino a casa, sigue intentando recordar lo que tienes que hacer. Si has identificado algunos proyectos, pero otros muchos siguen sin ser capturados, nunca tendrás la seguridad de que algo importante no se te esté pasando por alto en alguna parte. Y debido a que estos inventarios de cosas por hacer están incompletos, a menudo nos crean más presión de la que nos alivian. Sabemos inconscientemente que no lo tenemos todo frente a nosotros y esto nos genera desconfianza en las herramientas. La mente continúa estando obligada a seguir acordándose y recordándonos, lo que no se le da particularmente bien.
La mayoría de la gente confía en su calendario. ¿Por qué? Sus mentes están relativamente tranquilas con las citas porque saben que las tienen todas capturadas y que no les falta nada en el sistema. ¿Cuál es la diferencia con el resto de compromisos? ¿Por qué la gente no los tiene también en un sistema igual de completo y en el que tenga el mismo nivel de confianza? Probablemente porque hay una cantidad finita de elementos de calendario y son relativamente inequívocos. Pero el calendario suele contener sólo alrededor del 5% del total de compromisos que realmente tenemos; el resto de ellos tiene que hacerse en relación o al margen de nuestras citas y, a menudo, no están tan claros como lo están estas. Pero el principio es el mismo. Podemos alcanzar un nivel de confianza similar sobre nuestras vidas y trabajo, pero sólo si gestionamos todas esas cosas accionables de manera tan rigurosa y completa como lo hacemos con nuestro calendario.
¿Cómo sabrás que tu inventario de recordatorios y categorías está completo? ¿Cuándo sabrás cuánto tienes fuera de tu cabeza y dentro de tu sistema? ¡Sólo sabrás cuánto queda cuando no quede nada!
O tu cabeza es el mejor sitio para guardar todos tus compromisos, o no lo es (te puedes imaginar por qué opción voto yo). No puedo imaginar ninguna justificación razonada para quedarse a medio camino. Sin embargo, la mayoría de la gente todavía tiene más de la mitad de su vida en su cabeza. Y un sistema parcial es casi peor que ninguno. Como a mi mentor favorito le gusta recordarme de vez en cuando —en lo que respecta a los compromisos de la vida en general— si te comprometes al 100% con algo es mucho más fácil que si sólo te comprometes al 99%.
David Allen