Blog Formación GTD®

Gestionando a tu «yo» de siete años

    En esta ocasión te presentamos un texto en el que David Allen nos habla de cómo convivir con nuestro niño interior. Ese torbellino enérgico y activo, a quién tendremos que guiar para que no vaya como pollo sin cabeza, no se pierda y no se agobie.

    Parece que tenemos múltiples partes de nosotros mismos que necesitan ponerse de acuerdo y alinearse para hacer que las cosas realmente sucedan. Te habrás dado cuenta de que tú mismo tienes en realidad todo un comité con el que tratar ¡y están todos en tu cabeza!

    La gente suele quejarse de las reuniones improductivas, y a veces absurdas, que tienen que soportar en sus organizaciones. Pero esas reuniones, por muy malas que sean, terminan en algún momento. Las que tienen lugar en tu cabeza pueden durar las 24 horas del día. Y algunos de los miembros de mi comité interno se han tirado a veces los trastos a la cabeza, o simplemente se han levantado de la mesa, abandonando el juego y desbaratando el proceso. Si pudiéramos conseguir que nuestro comité interno se callara, o que llegara a un consenso, tendríamos mucho menos estrés y probablemente conseguiríamos hacer muchas más cosas significativas.

    Hay un miembro de tu comité que es absolutamente crítico para tu productividad: tu yo de siete años. Es esa parte de ti que nunca opera realmente a un nivel de conciencia mucho mayor que un niño de siete años. Los psicólogos se han referido a esto a veces como tu «niño interior». Pero el hecho de que sea muy joven no significa que no sea extremadamente importante en tu vida diaria. De hecho, es probablemente el jugador más esencial de tu equipo para llevar a cabo tu actividad física.

    ¿Te has fijado alguna vez en la energía que tiene un niño de esa edad? ¿Alguna vez les has visto hacer muchas cosas y estar muy comprometido con ellas? Seguro que el tuyo también lo hace. Le encanta cumplir, le encanta hacer cosas, le encanta completar cosas. Pero no le hagas pensar demasiado.

    ¿Alguna vez has limpiado una nevera por accidente? No lo tenías planeado. Pero un sábado tarde decidiste hacerte un sándwich. Buscaste dentro del frigorífico posibles ingredientes y, para ser creativo, rebuscaste en el fondo de las estanterías. Pero ¿qué es esto? ¡Uf! Algo que podría haber sido comida en su día, pero ahora se ha convertido en un dudoso experimento científico. ¡¡Puaj!! ¿Qué más hay aquí? Oooh, no quiero esto. ¿Y esto? ¡Aaaj! Está caducado. Tirar. Y una hora más tarde estás radiante con tu nevera limpia y listo para hacerte un gran sándwich con ingredientes frescos.

    Ese es tu niño de siete años. Le señalaste algo obvio para hacer físicamente. Se comprometió y vio la siguiente cosa obvia de la que podía ocuparse y en la que podía progresar. Estaba jugando, fluyendo y, al final, saboreando su logro, su espacio libre y lo que podía hacer con él. ¡Buen trabajo, chico! Buen trabajo, amígdala.

    Pero imagina que te dices a ti mismo (y a tu yo de siete años), con antelación, «tenemos que limpiar la nevera». Es probable que tu niño interior se asuste. «¿Cómo lo hago? ¿Por dónde empiezo? ¿Y si encuentro cosas horribles ahí dentro? ¿Y si me ensucio? ¿Y si necesito algo que no tengo para limpiarlo? ¿Qué cosas divertidas voy a tener que dejar de hacer para hacer eso?» Etc. Bienvenido a la mayor fuente de procrastinación.

    Y si crees que esto es desalentador, imagina esto otro:

    Traes a tu niño de siete años a tu Gran Sala de Conferencias interior y le dices: «vale, niño, escucha atentamente. Necesito que conozcas el propósito de nuestra vida y nuestros valores fundamentales, las visiones ideales y los objetivos que tenemos sobre todas nuestras responsabilidades para mantener las cosas en niveles efectivos, todos los proyectos que se derivan de todo eso y cada cosa que hay que hacer sobre cualquiera de esas partes móviles. Necesito que te asegures de tener el inventario completo y las imágenes en mente, que lo mantengas todo al día (ya que las cosas cambian constantemente), y que hagas la mejor elección sobre lo que debes hacer en cualquier momento. Y si no lo haces te voy a machacar constantemente y te voy a hacer sentir culpable e indigno».

    No es de extrañar que las personas se sientan por debajo de lo óptimo en cuanto a la gestión de su tiempo, de sus vidas y de sí mismas. Le están dando un papel ejecutivo al personal de primera línea, que solo vive en el momento presente (sin pasado ni futuro). Así que el niño de siete años siente que debe hacerlo todo, todo el tiempo. Y abandona. La parte «hacedora» de ti necesita la única cosa que debe hacer en este momento, para centrarse en ella, sin preocuparse de nada más.

    La aplicación de la metodología GTD® distribuye los roles adecuadamente. El inventario de tus compromisos —que es el resultado de capturar, aclarar y organizar todo lo que llama tu atención y luego reflexionar y elegir desde tu mente extendida una opción con la que comprometerte— es el trabajo de tu córtex frontal, tu función ejecutiva. Pensar adecuadamente, en otras palabras. Y una vez que todo se ha traducido en siguientes acciones, físicas y visibles, tu niño interior implementador está listo para tirar algo a la basura, hacer la llamada, navegar por Internet, comprar clavos en la ferretería o empezar un primer borrador de mierda (como hice yo con este artículo).

    ¡Qué disfrutes del bocadillo!

    David Allen

    La jugada del día

      Hoy te presentamos un artículo de David Allen haciendo referencia a esos momentos en los que parece que nos ha pasado un equipo de rugby por encima.

      De repente, nos encontramos en el suelo, llenos de barro y sin saber ni dónde estamos. Pero esos días también se trabaja, así que toca levantarse y orientarse. Vamos a ver cómo. 

      Cuando las cosas se ponen difíciles, es fácil entrar en un bucle negativo en tu discurso: «¡Oh, no! ¡Las cosas están apretadas y difíciles!». Te lamentas de tu suerte y te dejas llevar por la decepción. En realidad, estos momentos son siempre grandes oportunidades para reevaluar lo que realmente estás haciendo y madurar tu pensamiento y enfoque. Los tiempos difíciles pueden ser buenos siempre que sepas a qué juego estás jugando y la jugada que estás haciendo.

      Es fácil decirlo. Pero los cambios en tus circunstancias —especialmente los que parecen estar fuera de tu control y producir dolor (un mercado bajista, cosas que hacen otras personas que nos crean dificultades y otros «accidentes» de la vida)— pueden pillarte muy desprevenido. ¿Has tenido alguna vez la sensación de que acabas de despertar en un campo de rugby, siendo atropellado por jugadores más grandes, más duros, más feos y más rápidos que tú, y no tienes ni la más remota idea de lo que estás haciendo allí? Te encuentras golpeado, ensangrentado y embarrado, ¡y desde el principio las cosas van a peor!

      Para recuperar el control, ¿qué es lo primero en lo que debes centrarte? ¡En cuál es el juego y dónde está tu objetivo! Cuando tomas conciencia de que estás jugando al rugby y ves tu objetivo, rápidamente pierdes interés en lo golpeado, ensangrentado o embarrado que estás. ¡Ahora estás metido en el reto!

      Pero entonces, aunque sepas hacia dónde te diriges, seguirás sintiéndote paralizado y a merced de fuerzas mayores que tú, hasta que hagas ¿qué? Determinar el siguiente movimiento. Izquierda o derecha; pasar o correr. La siguiente acción.

      ¡Ahora estás en el juego! Aunque sea un juego difícil, con las probabilidades aparentemente en contra. (¡Y cuanto más sea así, más noble será tu esfuerzo!) Los dos elementos básicos y más críticos que necesitas tener claros, para comprometerte plena y positivamente en lo que estás haciendo, son (1) el objetivo o resultado que te propones, y (2) el siguiente movimiento físico para dirigirte en esa dirección.

      Acabas de perder tu trabajo. ¿Qué es lo que quieres que ocurra ahora con tu carrera y cómo tienes que empezar a hacerlo? Acabas de tener un revés importante en tu salud. ¿Cómo quieres sentirte respecto a tu situación y qué necesitas hacer para conseguirlo? Cuando el mundo a tu alrededor ha cambiado, de la forma que sea, la pregunta doble es: ¿qué significa «éxito» para ti —AHORA— en relación con ese cambio qué actividad te hará avanzar —AHORA— en esa dirección?

      No es lo que está pasando en tu mundo lo que es bueno o malo. El mundo simplemente es lo que es. Lo que marca la diferencia para ti es cómo te comprometes con él. No puedes ignorarlo sin ser víctima de él en tu actitud. Como te dirá cualquier piloto de carreras de alto rendimiento, ir por inercia es el comportamiento más peligroso.

      Tienes que estar involucrado con los pedales. Tienes que jugar. Tienes que meterte en el juego en el que estás.

      David Allen

      Cuando el centro es el borde

        En esta ocasión te presentamos un texto corto en el que David Allen habla de la relación entre la libertad y el control/estructura. Como él mismo dice, ambas son caras de la misma moneda. ¿Qué estrategia propondrá para maximizar nuestra efectividad?

        Un tema perenne en mi mundo de investigación y entrenamiento en el arte marcial del trabajo es: ¿Dónde está el punto ideal entre libertad y estructura?

        ¿Cuándo organizado es demasiado organizado, demasiado controlador o constrictivo? Por otro lado, ¿cuándo se pierde la soltura, se agota la no-limitación o se convierte la despreocupación en descuido?

        Estamos condicionados a pensar que los límites nos limitan: «no me encierres». Pero también nos han enseñado que para conseguir algo tenemos que ejercer presión y empujar con fuerza hasta obtener el resultado, es decir, «picar piedra».

        → ¿Cuál es el mejor enfoque?

        No se trata de un debate meramente teórico o filosófico. Cuando se reciben diariamente 400 correos electrónicos, 100 mensajes de voz y 50 interrupciones inesperadas, hay que abordar la cuestión de la libertad frente a la estructura.

        Para empezar, los adictos a la libertad se sienten frustrados y perturbados por el hecho de que estas entradas estén ahí y les encantaría simplemente ignorarlas (excepto las divertidas, fáciles, interesantes y realmente «candentes»).

        Los fanáticos del control tienen reglas, agentes y carpetas dentro de carpetas dentro de carpetas para cada pequeño detalle y algo más, quizás limitando el alcance de su vida por miedo a todo lo que un enfoque más amplio pueda generar.

        Todos nosotros podemos identificarnos con ambos lados. Queremos tener el control, pero no estar limitados. El problema viene de la connotación negativa (y de la experiencia real) que suele acompañar a la idea de «control», que es restrictiva y constrictiva, como los prisioneros que se mantienen en la cárcel.

        Sin embargo, hay una forma de aprovechar los beneficios de ambas caras de la moneda. Se trata de jugar el juego con dos movimientos básicos: la concentración y la cooperación.

        Esos dos vectores unidos dan la libertad que queremos y la estructura que necesitamos para maximizar nuestra efectividad.

        La concentración es la clave de la energía —en la física y en la vida— y la cooperación es el lubricante para el flujo eficiente de esa energía.

        Los atletas de alto nivel lo demuestran maravillosamente. Están mega-concentrados y prestan una atención extraordinaria a las realidades de su entorno y a cómo fluir dentro de ellas en su beneficio.

        Para poder leer tu correo electrónico, debes concentrarte. ¿Qué estás haciendo y cómo de relevante para ello es cada comunicación?

        Y debes cooperar. Los correos electrónicos están ahí —tú te los has creado o, al menos, los has permitido— y debes desarrollar una estrategia y un proceso para tratarlos.

        Un enfoque sirve al otro. Debes cooperar contigo mismo y con tu mundo para trascender la resistencia y la distracción, para poder concentrarte. Y debes concentrarte para aclarar la naturaleza de las cosas y cómo enfrentarte a ellas de forma cooperativa.

        David Allen

        Cómo elegir una herramienta para apoyar tu implementación de GTD

          Hoy te presentamos un texto de Kelly Forrister sobre qué herramienta usar para tu sistema GTD®.

          Te recomendamos que no te pierdas en debates estériles sobre las diferentes opciones de múltiples herramientas y que, en su lugar, reflexiones a fondo siguiendo este guión.

          Muchas personas que se inician en GTD esperan encontrar una herramienta que «haga» GTD.

          Una herramienta no piensa por ti, sino que almacena el pensamiento por ti. Entonces, ¿importa siquiera qué herramientas utilices a la hora de organizar tus proyectos y acciones? ¡Por supuesto!

          He aquí algunas preguntas que necesitas hacerte a la hora de elegir cuál será tu sistema GTD:

          • ¿Hay alguna herramienta que ya tengas en marcha y que pienses/necesites seguir utilizando? ¿Como un calendario corporativo?
          • ¿Dónde está tu correo electrónico? Aunque no es necesario, puede ser útil tener el correo electrónico y las listas cerca.
          • ¿Quién más necesita ver tus datos? ¿Necesitan estar en un servidor compartido o estaría bien que fuera local si te pasas a lo digital?
          • ¿Qué te atrae más, el papel o lo digital?
          • ¿Te preocupa la seguridad?
          • ¿Cómo harías una copia de seguridad, si fuera necesario?
          • ¿Qué estás dispuesto a llevar contigo?
          • ¿Con qué herramientas estás familiarizado?
          • ¿Confiarías en poner casi todo en él?
          • ¿Es escalable?
          • ¿Puedes aprender a usarlo fácilmente?
          • ¿Cuánto estás dispuesto a pagar por él?
          • ¿Con qué tiene que sincronizarse?

          ¿Existe un sistema GTD perfecto? Sí, aquel en el que confías y utilizas para que tu mente esté libre.

          Kelly Forrister

          ¿Qué significa realmente «organizado»?

            Una buena organización es crucial para ser una persona efectiva. Aun así, muchas personas desconocen qué hay realmente detrás de esta palabra. Y es que, como dice Allen al final del artículo, se trata de «un asunto tan sencillo como complejo».

            Estás desorganizado si necesitas algo que no tienes donde estás o si donde estás tienes algo que no necesitas.

            Si tienes un teléfono y tiempo disponible (y quieres ser productivo), necesitas tener a la vista la lista completa de todas las llamadas que quieres hacer. De lo contrario, no tienes la información que necesitas —en el formato que necesitas— para recordar lo que has acordado contigo mismo que quieres que se te recuerde cuando lo necesites.

            Si estás intentando preparar una cena encantadora de cinco platos pero las encimeras de la cocina siguen llenas con los platos de la noche anterior, no estás organizado. Hay cosas en el camino que no necesitas.

            En cualquiera de los dos casos anteriores no estás organizado, al menos no tanto como podrías estarlo desde tu propia perspectiva.

            Un ejercicio que he hecho en mis seminarios es que todos busquen en sus bolsos o carteras y saquen algo que no debería estar permanentemente allí y que, aún así, lleva allí mucho más que unas cuantas horas (además del dinero). Casi todos tienen al menos una cosa en esa categoría: un recibo, una tarjeta de visita, un trozo de papel con notas garabateadas, un viejo ticket de aparcamiento.

            Son cosas cuya ubicación no se corresponde con su significado para la persona que las tiene. Si el objeto no tiene más utilidad, es basura, pero no está en la basura. A menudo es algo que necesitan guardar en otro lugar: es una referencia, pero no está debidamente accesible como tal. A veces es algo sobre lo que necesitan hacer alguna cosa, pero no está en un lugar que les recuerde que deben hacerlo. Hay una falta de coherencia entre lo que significa esa cosa y el lugar donde está.

            Mucha gente sostiene que tener sus cosas amontonadas es lo que quieren y que esa es la mejor manera de organizarse. Pero la mayoría de las cosas amontonadas que la gente tiene a su alrededor contienen una mezcla de cosas para leer (acciones para cuando tengan tiempo de leer), cosas para guardar a las que quieren tener acceso (referencia), cosas para tirar (basura) y cosas sobre las que todavía tienen que decidir qué hacer (bandeja de entrada).

            El estrés de fondo que producen esos montones de cosas atascadas genera un «callo psíquico» que hace que nos insensibilicemos ante los montones, al menos lo suficiente como para dejar de hacer algo al respecto.

            Pero, para ser exactos, aun con esos montones, podrías llegar a estar «organizado». Todo es relativo: si realmente has decidido que cincuenta kilos de material de papel diverso amontonado por toda tu oficina es un reflejo de lo que realmente significan (por ejemplo, todo esto son cosas por las que sólo quiero sentirme ligeramente presionado pero no hacer nada en realidad y que quiero poder encontrar en un periodo de tiempo relativamente corto si tengo que hacerlo), entonces estás organizado. De hecho, estarías desorganizado si realmente cambiaras algo de esas pilas.

            Debemos esforzarnos por alcanzar la simplicidad que hay más allá de la sofisticación.

            Entonces, ¿cómo traducimos el significado de algo en organización? Coge cualquier cosa que tengas a tu alrededor y te estés preguntando qué hacer con ella y aplica una sencillo conjunto de fórmulas:

            • No lo necesito ni lo quiero = Basura.
            • Todavía tengo que decidir qué significa para mí = Elemento en la bandeja de entrada.
            • Puede que necesite conservar esta información = Referencia.
            • Lo utilizo = Equipo y suministros.
            • Me gusta verlo = Decoración.
            • Cuando pueda hacer algo con ello, quiero verlo como una opción = Recordatorio de la siguiente acción, revisado cuando y donde pueda hacerlo.
            • Necesito que me recuerden este resultado a corto plazo al que me he comprometido = Elemento de la lista de proyectos, revisado semanalmente.
            • Necesito tener esto a mano cuando me enfrasque en el proyecto = Material de apoyo.
            • Podría querer comprometerme con esto en cualquier momento en el futuro = Elemento de la lista Algún día/Tal vez.
            • Podría querer comprometerme con esto en o después de un momento específico en el futuro = Elemento calendarizado o incubado para su revisión en una fecha futura específica.
            • Quiero lograr este resultado más «amplio» = Metas, objetivos, visiones que revisas en algún intervalo más largo (también conocido como Horizontes de Enfoque de nivel superior).
            • Es algo que está haciendo otra persona y que me interesa = Elemento de la lista de espera, revisado al menos semanalmente.

            Prueba esto con cualquier cosa que encuentres a tu alrededor en el trabajo o en la vida y que creas que necesitas saber cómo organizarla. Las herramientas de organización no deberían ser tan misteriosas: sólo sirven para apoyar estas diversas funcionalidades.

            Esto es simple sentido común. Entonces, ¿por qué tanta gente siente que necesita ser más organizada? Porque la mayoría evita decidir qué significan realmente muchas cosas para ellas, lo que hace imposible saber qué hacer con ellas.

            Y lo que es más espinoso aún es que incluso si se «organizan» según estos sencillos criterios, es muy probable que se desorganicen rápidamente. Con el tiempo (y a menudo en muy poco) las cosas cambian de significado. La revista ya no es el tema de actualidad, el proyecto ya no es algo con lo que nos comprometemos a actuar, y la buena idea ya no es tan buena. Así que, aunque nos organicemos, las cosas se desorganizan por sí solas. Organizarse es un proceso dinámico que exige una reevaluación constante, un replanteamiento y una renegociación de la importancia de las cosas en nuestro entorno físico y psicológico.

            No le decimos a la gente cómo organizarse. Sólo les ayudamos a casar lo que significan las cosas con el lugar en el que están. Un asunto tan sencillo como complejo.

            David Allen

            Cómo gestionar las notas de las reuniones

              Hoy te presentamos un artículo eminentemente práctico que creemos que te va a ser de mucha utilidad. En él, David Allen te habla sobre cómo gestionar las notas que tomas en las reuniones y te propone soluciones.

              Un mal hábito muy común con el que me he topado en los últimos años trabajando con directivos y ejecutivos es la acumulación de notas de reuniones sin procesar. Es casi desgarrador ver el esfuerzo que supone la creación de reuniones y la captura de lo que ocurre, y el estrés que se crea y el valor que se pierde por la gestión irresponsable de los resultados. Al menos el 80% de los profesionales con los que trabajo tienen notas de reuniones sin procesar, amontonadas en cuadernos de espiral, carpetas, cajones y pilas de papeles.

              Estas son algunas de las claves para gestionar las notas de las reuniones con eficacia:

              → Procesa las notas de la reunión (1) determinando las acciones necesarias y (2) transmitiendo y almacenando la información útil.

              • ¿Qué hay que hacer ahora, según la reunión? ¿Y quién lo va a hacer? Asegúrate de decidir si tienes proyectos y elementos accionables. Si es así, decide las próximas acciones sobre ellos y haz un seguimiento de las mismas en tu sistema de recordatorios. ¿Hay algún objetivo que otras personas se hayan comprometido a cumplir y que a ti te interese? Si es así, haz un seguimiento de los mismos en tu lista de recordatorios «A la Espera».
              •  ¿Necesita alguien más que le pongas al día o que le informes? Si es así, comunícaselo adecuadamente.
              • ¿Hay alguna información que se haya compartido y que no tenga ninguna acción vinculada, pero que posiblemente se necesite recuperar en el futuro? Si es así, introdúcela en tu sistema de referencia —en archivos de apoyo o de información organizados por proyecto, tema o asunto—. Actualiza los historiales de los clientes y los informes de estado de los proyectos.

              → Revisa y procesa sistemáticamente tus notas:

              • Pon las notas de las reuniones en tu bandeja de entrada tan pronto como puedas o
              • Utiliza un sistema para ir tachando tus notas pendientes cuando las hayas revisado lo suficiente en búsqueda de acciones e información que conservar.

              Si te gusta escribir notas en blocs de papel rayado (como hago yo), la opción (1) es la mejor. Sólo tienes que arrancar las notas en cuanto termines la reunión y ponerlas en tu bandeja de entrada hasta que puedas revisarlas en busca de acciones e información para guardarlas como referencia/apoyo. Una ventaja respecto a la toma de notas en forma de diario es que las páginas originales de las notas pueden tirarse cuanto antes, o bien pueden guardarse como material de apoyo en carpetas de proyectos o temas, si eso puede ser útil o reconfortante como copia de seguridad más adelante.

              Si utilizas un cuaderno de espiral o de hojas sueltas para escribir un diario cronológico (como hacen muchos ejecutivos), entonces (2) funciona, pero debes tener el hábito de revisar esas notas con regularidad y tener alguna forma de codificar que las notas han sido procesadas, ya sea tachando los párrafos con una X, o poniendo marcas de verificación en los márgenes, dibujando líneas a través de la página entre reuniones, pensamientos o elementos capturados. Tiene que quedar claro lo que se ha procesado y lo que aún no.

              La ventaja de este método es que puedes tener las notas procesadas a mano para desandar lo andado si es necesario y si ya llevas habitualmente un cuaderno por cualquier otro motivo, entonces es una cosa menos que llevar. Si trabajas con una agenda de hojas sueltas, te recomiendo que tomes notas en una sección de «notas» y que al menos una vez a la semana limpies todas las páginas anteriores para empezar de cero.

              David Allen

              Construyendo una lista completa de proyectos

                En este caso te proponemos un post eminentemente práctico. En él, David Allen te proporciona una lista de preguntas que te ayudarán a garantizar que tu lista «Proyectos» esté completa.

                Contar con un inventario completo de proyectos es fundamental para elegir con claridad y confianza qué hacer en cada momento y, en nuestra experiencia, muy pocas personas lo tienen.

                Preguntas útiles para el control de calidad de tu lista «Proyectos»

                → ¿Has capturado todos tus resultados de varios pasos, personales y profesionales?
                Puedes leer el capítulo 2 del libro «Organízate con eficacia» para que te ayude a reunir lo que te interesa (recopilar/capturar), decidir lo que significa para ti (procesar/aclarar) e introducirlo en tu sistema (organizar).

                → ¿Incluye cada Proyecto de tu lista un verbo que describa qué significa «Hecho»?
                En este post tienes sugerencias sobre la redacción de recordatorios y la gestión de tu lista de Proyectos.

                → ¿Se habrán completado todos los Proyectos de tu lista en los próximos 12 meses?
                En el «Modelo de los Seis Niveles» en la página 86 del libro «Organízate con eficacia» tienes más información para distinguir entre proyectos y metas, objetivos y visiones a largo plazo. Tu lista de Proyectos debería contener únicamente los resultados deseados que se completarán en los próximos 12 meses.

                → ¿Tiene cada Proyecto al menos una Siguiente Acción claramente definida?
                En este post encontrarás algunas sugerencias sobre la redacción de recordatorios y la gestión de tu lista de Proyectos.

                → ¿Está en tu lista de Proyectos todo lo que actualmente llama tu atención?
                En el capítulo 3 del libro «Organízate con eficacia» dispones de información sobre el Modelo de Planificación Natural, un modelo sencillo e intuitivo para detallar tus Proyectos, desde su Propósito hasta sus Siguientes Acciones.

                → ¿Tienes claro cómo avanzar con las Siguientes Acciones de tu Proyecto?
                En el capítulo 2 del libro «Organízate con eficacia» hay información sobre la fase de revisión/reflexión, que incluye la captura de lo que va a continuación en tus Proyectos.

                Hemos lanzado el Nivel 2 de la Formación GTD Oficial

                  El pasado mes de julio vio la luz la nueva versión virtual del curso de Nivel 2 de la Formación GTD Oficial en España.

                  Veinte personas participaron en este evento y su feedback fue extremadamente bueno (NPS=100). Si tuviéramos que destacar alguna cosa de los comentarios recibidos, sería la sensación general de «verdadero descubrimiento».

                  Un descubrimiento en dos planos: en general, la toma de conciencia de que GTD es libertad y, en particular, la potencia de las herramientas que se introducen en la formación.

                  Por ejemplo, la Planificación Natural de Proyectos o los Checklist. En ambos casos la sorpresa fue mayúscula al descubrir y entender su esencia, practicar con ellos e implementarlos en sus sistemas. Y lo mismo ocurrió con las Áreas de Enfoque y Responsabilidad.

                  En los tres casos se produjo el mismo «efecto wow» al darse cuenta de la diferencia entre las ideas preconcebidas con que muchas personas llegan a la formación —a menudo incompletas o erróneas— y lo que descubren que hay de verdad detrás de estas herramientas y de estos conceptos.

                  El curso está destinado a personas que ya dominan los fundamentos de la metodología y que disponen de un sistema GTD plenamente funcional, ya que continuamente se trabaja sobre él.

                  El objetivo central del Nivel 2 es lograr que las personas participantes cuenten con un sistema completo al 100%. Este es un aspecto fundamental, como te cuenta David Allen aquí, para poder alcanzar el estado de «mente como el agua».

                  Además, el leitmotiv del curso es compartir continuamente experiencias y aprendizajes, de tal manera que, con la participación activa del grupo al completo, todas las personas puedan profundizar en su comprensión y aplicación de GTD.

                  Así que si ya has hecho el Nivel 1, y lo estás aplicando, te animamos a seguir tu camino con el «GTD® Level 2 Experience». Seguro que a ti también te sorprende.

                  Si quieres más detalles, escribenos un email a: info@formaciongtd.com

                  ¡Te esperamos!

                  Freedom. Focus. GTD.

                  Por qué organizarse no suele funcionar

                    En el siguiente texto, David Allen menciona el típico impulso de «hacerse una lista» en un momento de agobio —y el hecho de que no funcione— como uno de los motivos por los que muchas personas son escépticas a la hora de implementar una metodología basada en listas para mejorar su efectividad personal. Descubre el porqué.

                    El otro día tuve otro FCO (es decir, Flash Cegador de lo Obvio): una de las razones por las que la mayoría de la gente es hasta cierto punto alérgica a «organizarse» es la constante falta de éxito que han experimentado a lo largo de los años con la forma en que han abordado todo el proceso de las listas de tareas.

                    La razón por la que esas listas no les han funcionado es porque eran un intento de comprimir funciones muy diferentes y relativamente sofisticadas y específicas en un único evento y contexto. Si intentas hacer algo demasiado simple, lo harás parecer aún más complejo y difícil. Sí, todos nos hemos visto alguna vez contra la pared con demasiadas cosas gritándonos en la cabeza y hemos obtenido un alivio temporal al «hacer una lista». Pero estamos en un mundo muy diferente y más polifacético de lo que esa «tirita» puede gestionar como un procedimiento continuo.

                    Cuando la mayoría de las personas se sientan a escribir una de estas listas, en realidad están intentando combinar a la vez las cinco fases que hemos definido para dominar el flujo de trabajo: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. Están intentando simultáneamente sacar cosas de su mente, decidir lo que significan, colocarlas de alguna manera lógica o significativa, saltando inmediatamente a la evaluación de cada una de ellas frente a las demás y decidiendo lo que tienen que hacer «más importante». Por lo general, uno se ve recompensado con un alivio a corto plazo de la crisis de confusión, pero quedándose con una vaga sensación de vulnerabilidad persistente ante lo que ni se ha capturado, ni se ha procesado, ni se ha organizado, ni se ha visto, ni se ha evaluado.

                    A lo largo de muchos años de investigación y asesoramiento, hemos descubierto que estos aspectos de la gestión del flujo de trabajo se realizan de forma óptima como actividades separadas. En primer lugar, necesitas recopilar todo lo que tienes en mente, ya sea pequeño o grande. A continuación, necesitas evaluar cada elemento individual de ese inventario: ¿es accionable? Si es así, ¿cuál es el resultado?, ¿cuál es la siguiente acción? A continuación, necesitas organizar todos los resultados de esa reflexión en las categorías adecuadas. Es entonces cuando puedes revisar claramente todas las opciones de qué hacer y hacer las mejores elecciones, teniendo en cuenta todos los criterios al hacerlas (tiempo, energía, contexto y prioridades).

                    Autogestionarse es simple, pero no es simplista.

                    David Allen

                    Cómo quitarte los pensamientos de la cabeza

                      ¡Ah!, la deliciosa experiencia de no pensar. En este artículo que te compartimos, David Allen reflexiona sobre cómo llegar a una «mente como el agua» y los beneficios de este estado.

                      Los atletas en su «zona», los adoradores extasiados «en el Espíritu», los espectadores de cine y los lectores de novelas absortos en la historia, los jardineros que podan sus árboles, los amantes que hablan hasta la noche: la dicha de no tener tiempo, ni estrés, ni… ¿pensar? Pero hay esfuerzos del propio pensamiento en los que uno puede estar igualmente «presente»: jugar al ajedrez, hacer una lluvia de ideas para un proyecto, negociar un acuerdo, escribir un ensayo. Así pues, el estado productivo en el que el tiempo desaparece no consiste realmente en no pensar, sino más bien en no pensar sobre el pensamiento. Pero, ¿cómo consigues ese estado?

                      Debes lidiar con lo que te saca de ese estado. La mente parece estar diseñada para ayudar a cerrar la brecha entre lo que te has comprometido y tu realidad actual. Si quieres estar en un lugar en el que no estás, de alguna manera en la que no estás, tu psique experimentará una disonancia cognitiva y una presión hasta que cumpla ese resultado o, al menos, ponga las cosas en marcha hacia él. Si todo va totalmente a «velocidad de crucero», probablemente no sea necesario pensar.

                      El enfoque más productivo es pensar lo menos posible, pero tanto como sea necesario.

                      Los diferentes horizontes tienen diferentes frecuencias con las que deben ser vistos. ¿Cómo te quitas el día de hoy de la cabeza? Es probable que varias veces a lo largo del día tengas que reevaluar todas las acciones necesarias para hacer las cosas que te has comprometido a hacer. Pero, al menos una vez a la semana, suele ser necesaria una revisión exhaustiva de todos tus proyectos y las acciones que los acompañan. Probablemente, cada uno o dos meses tengas que repasar la lista de control de todas las áreas de responsabilidad de tu vida y de tu trabajo, para asegurarte de que tienes todos los proyectos adecuados en tu plato. Cada año, es una buena idea mirar los próximos doce o dieciocho meses y formular dónde quieres estar para entonces. Y cada pocos años tú (y cualquier pareja en tu vida) probablemente necesites replantearte la visión sobre tu vida y tu estilo de vida.

                      Y el Gran Pensamiento es averiguar tu propósito aquí en el planeta. Si realmente lo consigues, una vez debería ser suficiente, aunque probablemente querrás comprobarlo con cierta regularidad para asegurarte de que lo recuerdas.

                      Realmente entrarás en modo productivo cuando hayas establecido revisiones cognitivas regulares a todos estos niveles, con el hábito y los compromisos establecidos para revisarlos en el intervalo apropiado. Por ejemplo, cuando sabes que estás haciendo regularmente alguna versión de la «Revisión Semanal» —poniendo al día, revisando y actualizando todos los bucles abiertos de tu vida y tu trabajo— te permites el lujo de no tener que estar pensando en todas esas cosas, de esa manera, durante otra semana.

                      Puedes ser hasta cierto punto tonto y feliz, en modo «hacer» productivo, el resto de la semana. ¿Por qué? Ya has pensado lo suficiente, generando lo que necesitas en términos de perspectiva clarificada e inventario de tus compromisos. Y sabes que vas a volver a pensar. Si no haces la Revisión Semanal, saber que deberías estar pensando en algo a ese nivel te molestará incesantemente.

                      Si te cuesta entrar en tu «zona», llegar a «la mente como el agua», pregúntate a qué nivel necesitas hacer un pensamiento enfocado, y hazlo. Termina el ejercicio. Luego entra en el agua.

                      David Allen