A continuación encontrarás un artículo de David Allen acerca de lo clave que es definir de manera adecuada los «Proyectos» en GTD®. Te recomendamos que profundices en él, ya que te permitirá conocer mejor lo que realmente significa un «Proyecto» en la metodología y el porqué de su importancia.

    Uno de los retos con los que constantemente se encuentra la gente que empieza a aplicar la metodología Getting Things Done® es entender qué queremos decir con «proyecto» e integrar el concepto en sus sistemas de autogestión. Es extremadamente importante entender esto, porque una lista «Proyectos» completa, actualizada y precisa es el ingrediente principal de una Revisión Semanal GTD exhaustiva, que es la llave maestra para una productividad sin estrés.

    Nuestra definición de «proyecto» es cualquier resultado que te hayas comprometido a completar y que requiera más de un paso de acción. Esto puede abarcar una gran variedad de cosas, desde «Cambiar los neumáticos del coche» hasta «Reorganizar la división de marketing».

    La razón para definir un proyecto como algo que requiere más de un paso de acción es simple y práctica. Si terminas un paso de acción que tienes en una lista de acciones, lo marcarás como hecho. Pero si tu compromiso no se cumple con ese paso, y no hay ningún recordatorio al respecto en tu sistema, tu cabeza tendrá que retomar el trabajo de acordarse y recordarte que todavía tienes un asunto pendiente por ahí. Y eso es lo que quieres evitar, porque socava todo el propósito del método Getting Things Done: cualquier cosa que queda en tu cabeza crea un estrés improductivo.

    No puedes hacer un proyecto, ni siquiera uno sencillo. Sólo puedes hacer pasos de acción. El proyecto simplemente describe que algo en el mundo se ve o es diferente de como es actualmente. Pero en realidad no haces «Finalizar los impuestos». En realidad no haces «Conseguir que Sarah vaya a la escuela en otoño» o «Completar la fusión con Acme Brick Co.». Esas cosas sólo describen algo que aún no es cierto. Tus impuestos no han sido presentados, tu hija ni siquiera ha terminado el tercer grado y tampoco está todo preparado para la nueva organización tras la fusión. Necesitas algún recordatorio, alguna estaca en el suelo, de forma sistemática, de que esas cosas no han sucedido aún del todo, para desencadenar la toma de decisiones apropiada.

    También hay resultados más amplios que los que denominamos proyectos: metas, objetivos, visiones, misiones, etc. El límite entre un «proyecto» y un «objetivo» mayor es algo arbitrario. A nosotros nos ha parecido útil hacer la siguiente distinción: un proyecto suele completarse en unos pocos meses como máximo, mientras que un objetivo sería el tipo de cosa que suele encontrarse en las metas anuales (o más allá). Un objetivo típico sería «Aumentar la rentabilidad de la línea de productos XYZ hasta el 34%» o «Gestionar las necesidades asistenciales de nuestros padres». Cada uno de ellos tendría varios proyectos de gran envergadura que, si se gestionaran y completaran adecuadamente, alcanzarían los objetivos establecidos. La regla general para «fragmentar» adecuadamente un proyecto es la siguiente: ¿es algo que describa de forma adecuada lo que deberías mirar semanalmente para sentirte bien con lo que estás haciendo al respecto? Probablemente no necesites mirar «Aumentar la rentabilidad…» o «Gestionar las necesidades…» cada semana. Lo que querrás poner delante de ti los viernes por la tarde es una lista que incluya «Implementar un programa de reducción de costes para la línea de productos XYZ» o «Investigar las opciones de residencias de ancianos para mamá». Esos son los «Proyectos».

    La mayoría de la gente tiene entre 30 y 100 proyectos (combinando lo personal y lo profesional), según nuestra definición. Y la mayoría de la gente se resiste a crear su lista de Proyectos como la peste. A los visionarios les cuesta plasmar sus grandes ideas en algo tan concreto. Y a las personas ocupadas no les gusta tener que definir lo que realmente intentan conseguir con toda su actividad. Sin embargo, esta es la lista más funcional e importante que hay que tener para no dejarse abrumar por las realidades operativas de la vida.

    Muchas cosas que interpretaríamos como «Proyectos» son lo suficientemente grandes como para tener también muchos subproyectos. Una vez más, se trata de distinciones un tanto arbitrarias, aunque muy útiles para estructurar qué recordatorios van a parar a un lugar determinado en tu sistema personal. Un proyecto como «Reorganizar la División de Marketing» tendrá probablemente algunos componentes clave: contratar a una empresa consultora externa, completar una encuesta interna de RRHH, contratar a un nuevo jefe de división, etc. Cada una de estas piezas debe ser revisada semanalmente, así como el proyecto en general. Que así sea. Ahí es donde la Revisión Semanal lo une todo. Cada semana, cuando revises cada proyecto de tu lista de proyectos para determinar las próximas acciones apropiadas en tu sistema, tendrás que detenerte en algunos de esos proyectos y profundizar a otro nivel de detalle, accediendo a tus planes de proyecto para tener la seguridad de que tienes todas las acciones necesarias para mantener todas las partes móviles en movimiento.

    Definir proyectos no es tan fácil como parece. Mientras estás leyendo esto, apostaría a que en los últimos días ha surgido en tu mundo al menos un proyecto que aún no has conseguido definir con exactitud. Algo ha sucedido, y se ha abierto una oportunidad, ha surgido un problema, o algo se ha convertido en algo más grande de lo que era. Y aún no has aclarado exactamente a qué te has comprometido implícitamente al respecto. Para llegar a ser «cinturón negro» en gestión personal necesitas la capacidad de definir esos resultados operativos a corto plazo (más pronto que tarde), una lista de proyectos para aparcarlos y la disciplina para poner en práctica este comportamiento sistemático.

    EN EL MOMENTO DE ESCRIBIR ESTE ARTÍCULO, AQUÍ ESTÁN ALGUNOS DE LOS 56 PROYECTOS REALES DE MI LISTA DE PROYECTOS:

    • Completar el programa intensivo de español
    • Viajar a Japón con Kathryn
    • Completar la propuesta de dos libros para la editorial
    • Investigar el tablero de dardos
    • Conseguir una nueva silla para el salón
    • Cerrar el sitio web renovado
    • Instalar nuevas luces en el patio trasero
    • Finalizar el lanzamiento del libro de bolsillo «GTD»
    • Finalizar la reunión de personal
    • Sacar al mercado el vídeo de formación para empresas
    • Finalizar el nuevo plan de sucesión
    • Sentir que domino los fundamentos de Photoshop
    • (etc.)

    David Allen