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El punto crítico por dónde empezar con GTD®


    Dominar GTD® es un camino que dura toda la vida y, aunque la implementación inicial puede generar ciertas dudas, esto nunca debería ser motivo para abandonar. En este artículo, David Allen deja claro que lo más importante es empezar y, además, te ofrece un buen número de ejemplos de por dónde hacerlo.

    Personas de todo el mundo están descubriendo la metodología Getting Things Done y, a menudo, me preguntan: «¿Por dónde empiezo?». Han leído el libro, asistido a un seminario, oído hablar de ella en un podcast o a través de un amigo, y tienen suficiente inspiración o, al menos curiosidad, para probarla. Pero como el enfoque de GTD® incluye múltiples aspectos y componentes, se sienten un poco perdidas sobre cómo empezar.

    Es también una pregunta que plantean las personas que se han «caído de la tabla» en su práctica de GTD®. Han saboreado los deliciosos aspectos de la productividad sin estrés que proporciona el proceso, pero se han ido relajando y han vuelto a caer de nuevo en la falta de claridad y el agobio. «¿Cuál es la mejor manera de volver a subirse a la tabla?».

    Para todas y cada una de las personas que se encuentran en cualquiera de las categorías anteriores dispongo de un procedimiento —muy estricto y específico— que debe seguirse sin excepciones. Si se sigue, es una garantía de éxito. Si no, pues… buena suerte.

    ¿Por dónde hay que empezar exactamente? (Espera, esto va a ser duro…).

    Por cualquier sitio.

    Sí, por cualquier sitio. Cualquier parte o componente del enfoque GTD® —si se aplica— te aportará, como mínimo, un poco más de claridad, enfoque y control, sin excepción. Y es muy probable que, al realizar cualquier acción, se cree un efecto de reverberación y se extienda a otras partes. Se trata de un modelo holístico, es decir, se puede trabajar cualquier pieza y ésta se sumará a toda la Gestalt.

    Simplemente anota algo que tengas en mente o decide la siguiente acción sobre cualquier cosa en la que necesites avanzar. Limpia un armario. Permítete fantasear sobre dónde y cómo te gustaría estar dentro de cinco años. Cualquiera de esas acciones (o cien más) podría ser el desencadenante que te lleve a dar un siguiente paso.

    Dicho esto, un buen punto de partida sería repasar la segunda parte del libro Getting Things Done (Organízate con eficacia en su versión traducida al español), que sirve de manual práctico de instrucciones —paso a paso— para guiarte en la implementación de GTD®. Por supuesto, también podrías contratar a una persona certificada como trainer por la David Allen Academy, que puede hacer lo mismo (virtualmente o en persona) con el impulso añadido de tener a alguien a tu lado acompañándote en el proceso (piensa en un entrenador personal en tu gimnasio).

    Pero si estas opciones no te encajan en este momento, he enumerado a continuación algunos típicos puntos de partida realmente buenos. He utilizado cada uno de ellos muchas veces, tanto para mí como para clientes y amigos. No hay ningún peligro aquí: ¡nada de GTD® es como correr con tijeras! Todo es bueno. Elige lo que quieras:

    • Anotar lo que tienes en mente. Esto es obvio si eres una persona familiarizada con GTD®. Pero para las personas principiantes, e incluso para las ya practicantes más sofisticadas, es un estribillo recurrente: ¡descarga! Incluso si te tomas sólo tres minutos para anotar las cosas que más te preocupan, lo estarás haciendo muy bien.
    • Limpiar un cajón. No es broma. Es una de las mejores terapias del mundo para recuperar el control psicológico. Y, a menos que te hayas mudado a un nuevo lugar esta mañana, siempre hay un cajón que limpiar.
    • Comprar algún material que te apetezca. Un nuevo bloc de notas, una pluma estilográfica o un bolígrafo de escritura elegante, alguna aplicación nueva que hayas visto que alguien utiliza de forma realmente productiva, una trituradora de papel, una etiquetadora, una bandeja de entrada de aspecto profesional, carpetas o sobres de plástico… cualquier cosa que te guste y que te sea útil para capturar u organizar mejor. Los buenos «juguetes» pueden ser mágicos en este sentido.
    • Abordar una pila de algo. Es probable que haya al menos una pila de cosas en algún lugar de tu entorno a la que te has vuelto algo insensible, aunque sabes que contiene cosas que hay que clasificar y organizar: tirar, archivar o curar para próximas acciones o proyectos.
    • Eliminar una carpeta de correo electrónico. Seguro que hay al menos una que está obsoleta y puedes tirar.
    • Purgar un cajón del archivador. De manera similar, pero un poco más rigurosa que tratar con una pila, esto a menudo puede surtir un gran efecto a la hora de ponerte en marcha. Todo lo que hay en tus cajones y archivadores tuvo su razón de ser en algún momento, pero el tiempo ha cambiado el significado de muchas cosas. La basura se autogenera, no se autodestruye.
    • Hacer un recorrido en busca de acciones de dos minutos. Levántate y recorre tu oficina o tu casa en busca de cualquier cosa que necesites hacer y a la que puedas aplicar la regla de los dos minutos. Cambia una bombilla. Aprieta lo que sea con un destornillador. Sube o baja un asiento. Endereza ese cuadro. Pon esas botas en su sitio.
    • Definir y llevar a cabo la siguiente acción sobre algo nuevo que te apetece hacer. Un lugar de vacaciones por explorar, un pasatiempo creativo que iniciar, un evento especial que organizar.

    Todo esto (y mucho más) formaría parte, en cualquier caso, de una implementación completa de GTD®. Y si al realizar alguno de estos tipos de actividades empieza a fluir tu productividad, sería prudente canalizar esa energía hacia el siguiente nivel en alguna de tus prácticas de captura, aclarado, organización, reflexión y ejecución. Todas las personas necesitamos asegurarnos de que hemos bajado el listón lo suficiente, en lo que sea, como para ponernos en marcha. Luego celebramos las victorias fáciles y avanzamos hacia las más grandes.

    David Allen

    Persevera hasta alcanzar una «mente como el agua»


      David Allen fue en su juventud cinturón negro de kárate y, por este motivo, es muy habitual encontrar metáforas relacionadas con las artes marciales en sus escritos, conferencias e incluso en las formaciones de Getting Things Done®. En el artículo que te presentamos a continuación explica la importancia de alcanzar el estado de «mente como el agua» para ser personas efectivas y cómo lograrlo.

      Hay una diferencia de años luz entre un sistema que «sólo» contiene muchos de nuestros compromisos y uno que contiene el 100% de ellos. Pocas personas han conseguido tener la cabeza totalmente vacía, con absolutamente todos y cada uno de los proyectos, acciones y potenciales compromisos —que en algún momento hemos contraído con nosotros mismos y con los demás— fuera de ella y disponibles en un formato fácilmente revisable.

      Me quito el sombrero ante la gente que trata de mantener listas de recordatorios de cosas por hacer, pero en listas incompletas. Le están dando a su mente un trabajo enorme e innecesario. Si tu sistema no tiene todo lo que debería tener, no tendrás confianza total en él y tu motivación para mantenerlo y actualizarlo será mínima.

      Si tu lista «@Llamadas» no contiene los recordatorios de todas y cada una de las llamadas que necesitas hacer en relación a cualquiera de tus asuntos, entonces tu mente todavía tendrá que hacer el trabajo de recordar las que falten cuando estés con el teléfono en la mano. Y, probablemente, dejes notas de estas llamadas que faltan en tu escritorio o en tu ordenador. No podrás confiar plenamente en tu intuición sobre qué llamada hacer de las que tienes en la lista, ya que todavía tienes que hacer el trabajo de recordar y definir todas las opciones que faltan. Si tu agenda de contactos está sólo parcialmente completa, probablemente no encuentres la motivación para mantenerla al día, incorporando en ella las nuevas tarjetas de visita que te van dando.

      Si algunos de los recados que tienes que hacer están en una lista, pero otros no lo están, tu mente, de camino a casa, sigue intentando recordar lo que tienes que hacer. Si has identificado algunos proyectos, pero otros muchos siguen sin ser capturados, nunca tendrás la seguridad de que algo importante no se te esté pasando por alto en alguna parte. Y debido a que estos inventarios de cosas por hacer están incompletos, a menudo nos crean más presión de la que nos alivian. Sabemos inconscientemente que no lo tenemos todo frente a nosotros y esto nos genera desconfianza en las herramientas. La mente continúa estando obligada a seguir acordándose y recordándonos, lo que no se le da particularmente bien.

      La mayoría de la gente confía en su calendario. ¿Por qué? Sus mentes están relativamente tranquilas con las citas porque saben que las tienen todas capturadas y que no les falta nada en el sistema. ¿Cuál es la diferencia con el resto de compromisos? ¿Por qué la gente no los tiene también en un sistema igual de completo y en el que tenga el mismo nivel de confianza? Probablemente porque hay una cantidad finita de elementos de calendario y son relativamente inequívocos. Pero el calendario suele contener sólo alrededor del 5% del total de compromisos que realmente tenemos; el resto de ellos tiene que hacerse en relación o al margen de nuestras citas y, a menudo, no están tan claros como lo están estas. Pero el principio es el mismo. Podemos alcanzar un nivel de confianza similar sobre nuestras vidas y trabajo, pero sólo si gestionamos todas esas cosas accionables de manera tan rigurosa y completa como lo hacemos con nuestro calendario.

      ¿Cómo sabrás que tu inventario de recordatorios y categorías está completo? ¿Cuándo sabrás cuánto tienes fuera de tu cabeza y dentro de tu sistema? ¡Sólo sabrás cuánto queda cuando no quede nada!

      O tu cabeza es el mejor sitio para guardar todos tus compromisos, o no lo es (te puedes imaginar por qué opción voto yo). No puedo imaginar ninguna justificación razonada para quedarse a medio camino. Sin embargo, la mayoría de la gente todavía tiene más de la mitad de su vida en su cabeza. Y un sistema parcial es casi peor que ninguno. Como a mi mentor favorito le gusta recordarme de vez en cuando —en lo que respecta a los compromisos de la vida en general— si te comprometes al 100% con algo es mucho más fácil que si sólo te comprometes al 99%.

      David Allen

      GTD® Destilado

        En esta ocasión David Allen comparte una situación en la que las personas que formamos parte de OPTIMA LAB nos encontramos casi cada día. ¿Cómo resumir de qué va GTD® en pocas palabras?

        Desde que se publicó mi primer libro, me han hecho numerosas entrevistas de radio y televisión, en las que te dan unos cincuenta y tres segundos para compartir con todo el mundo las claves para tener salud, riqueza y felicidad. Así que me han obligado a destilar mi mensaje a lo esencial.

        Una pregunta típica es: «David, ¿qué se interpone en nuestro camino para ser productivos?» Aquí está mi respuesta:

        «No es una cosa, sino cinco, y todas ellas en el mismo pack: La gente lo guarda todo en su cabeza. No deciden lo que tienen que hacer con las cosas que saben que tienen que hacer. No organizan sus recordatorios y el material de apoyo en categorías funcionales. No tienen ni revisan un inventario completo y objetivo de sus compromisos. Y, finalmente, desperdician energía y se agotan permitiendo que su actividad se vea dirigida por lo último —y más ruidoso— que les ha entrado: esperando que sea lo correcto, pero sin sentir nunca el alivio de saber si lo es».

        (¿Cómo lo hago?)

        Sólo he señalado las peores prácticas de los cinco pasos de la gestión del flujo de trabajo: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. No puedo darle a la persona que me entrevista un ÚNICO problema. Obviamente, la mayoría de las personas guardan las cosas en su cabeza, lo cual ya cortocircuita el proceso al empezar. Muchas personas apuntan un montón de cosas, aunque no deciden las siguientes acciones, lo que hace que estas listas sean operativamente disfuncionales. Pero incluso si piensan en las acciones necesarias, no organizan el recordatorio en un lugar donde lo puedan ver cuando estén en el contexto necesario para poder realizar esa acción. Y aunque lo hicieran, en una explosión de inspiración productiva, la mayoría deja que sus sistemas queden rápidamente desactualizados y se vuelvan incoherentes. Y sin el cuidado ni el mantenimiento, y la constante utilización de sus herramientas de pensamiento ejecutivo objetivo, toda la información se escurre de nuevo a su memoria RAM psíquica. La vida y el trabajo se convierten en respuestas reactivas en lugar de distintas opciones de acción claramente orientadas.

        «Entonces, David, ¿qué necesitamos hacer?» (¡Algunas entrevistas cuentan con cincuenta y tres segundos adicionales!).

        «Una combinación de cinco hábitos y mejores prácticas. Saca todo de tu cabeza. Toma decisiones sobre las acciones necesarias cuando las cosas aparecen, no cuando explotan. Organiza los recordatorios de tus resultados y de sus siguientes acciones en categorías adecuadas. Mantén tu sistema actualizado y completo, y revísalo lo suficiente como para confiar en todo momento en tus elecciones intuitivas sobre lo que estás haciendo, y lo que no estás haciendo.

        Supongo que podría haberlo simplificado aún más: «Concéntrate en los resultados deseados e identifica en todo momento la siguiente acción de lo más importante». Pero, ¿quién no sabe eso? El gran desafío es la implementación consistente de este principio, integrádolo por completo con cada aspecto de nuestra vida. Y eso no es tan fácil.

        David Allen

        ¿Estás micro-gestionando tu mente?

          Compartimos contigo un nuevo artículo de David Allen. En este caso nos describe las claves para conseguir que nuestro sistema sea de confianza y, sobre todo, la importancia de que esto sea así. Una muy buena reflexión, especialmente si estás empezando el camino para dominar GTD®.

          Una de las mayores trampas en el crecimiento de un negocio es también una trampa para la autogestión: si no confías en tu sistema, no puedes dejar a un lado los detalles operativos, y limitarás tu capacidad para crear a un nivel superior.

          Muchas de las personas emprendedoras de éxito con las que he trabajado a lo largo de estos años podrían ser calificadas (y lo han sido, por sus empleados y amigos) como «frikis del control altamente creativos». Es comprensible, ya que normalmente se necesita ese tipo de energía, potente y bien canalizada, para crear un negocio, para construir algo de la nada. De la misma manera que un padre llegará a extremos sobrehumanos para proteger a su vulnerable descendencia, alguien que da a luz a una empresa debe, casi por necesidad, tener una piel tan gruesa como la de un elefante y la capacidad de atacar y defenderse de un guerrero samurái. Se necesita un tremendo enfoque, determinación y, sí, una cierta falta de sensibilidad, para crear algo nuevo y conseguir que se quede en este mundo.

          Este proteccionismo puede, por supuesto, convertirse también en su perdición. Para continuar en su capacidad visionaria de crecer y expandirse, deben madurar —no sólo su equipo y sus sistemas, sino también ellas mismas— y evitar el estrangulamiento de la micro-gestión. Tienen que confiar. Pero confiar no es algo que puedas hacer simplemente porque debas hacerlo. Supongo que puedes desarrollar un mayor sentido de optimismo general sobre la vida, pero no sólo aprendes a confiar, sino que aprendes a construir la confianza. Y lo haces creando un sistema y trabajando en él, para poder olvidarte de ese nivel más operativo, sin dejar de lado la perspectiva general sobre lo que estás tratando de conseguir.

          Una persona principiante al volante de un coche hará movimientos bruscos y nerviosos. Sólo a medida que aprende a confiar en la capacidad de respuesta del coche puede pasar al siguiente nivel, ampliar su horizonte y conducir a más velocidad más fácilmente.

          Del mismo modo, si no confías plenamente en tu sistema personal, es probable que dediques una energía mental inadecuada e innecesaria a los detalles y al contenido, a menudo, con un componente emocional negativo. Sentirás que todo te sobrepasa, que te arrastran y, en ocasiones, que estás a punto de perder el control.

          Pero no podrás confiar en tu sistema hasta que no sea digno de tu confianza. ¿Y cuándo ocurre eso? Cuando sabes que has capturado todo lo que ha llamado tu atención, aclarado lo que pretendes hacer al respecto, decidido las siguientes acciones que necesitas completar para avanzar o conseguirlo y colocado los recordatorios de esas acciones en los lugares adecuados, que sabes que revisarás dónde y cuando sea necesario.

          Las personas emprendedoras tienen que salir de la zona de confort del control operativo y dejarse llevar, poniendo a las personas adecuadas en los lugares adecuados, responsabilizándose de las cosas correctas y haciendo un seguimiento adecuado de las mismas. Del mismo modo, para mantener la cabeza despejada y creativamente enfocada en las cosas correctas, deben tener todas las cosas correctas en su sistema personal y el hábito de revisarlo en el momento adecuado.

          Si tratas de mantener más de diez cosas en tu mente a la vez, perderás la objetividad acerca de las relaciones entre ellas. Las cosas menos importantes te molestarán más de lo que deberían y no prestarás a los asuntos estratégicos la atención objetiva que merecen. Y si alguna parte de ti sabe que no tienes todo capturado y organizado en el lugar correcto, tu cerebro simplemente no dejará de prestar atención a los detalles. Te encontrarás hasta cierto punto a merced de lo último y lo más ruidoso. Es el precio que se paga por permanecer en la zona de confort de mantener el control de todo en tu cabeza.

          Cuando las personas comienzan a implementar la metodología Getting Things Done®, experimentan inicialmente una oleada de energía y creatividad, a la vez que se sienten más relajadas. Pero estas experiencias positivas pueden perderse rápidamente sin la confianza en que el contenido de sus sistemas está completo y actualizado (cuyo inventario podría haberse ampliado o cambiado enormemente con la última llamada telefónica).

          La gente dice a menudo, «caramba, tengo todo capturado en el sistema, pero mi mente sigue preocupada y recordándome esto y aquello». Mi pregunta es: «¿Cuánto tiempo llevas trabajando con tu sistema?». Por lo general, lo han montado hace poco. Aún no ha pasado tiempo suficiente todavía para crear confianza, así que su mente sigue tratando de mantener el control. Por eso, el reto es seguir adelante, seguir volviendo a todo lo capturado, aclarado y organizado. Y el truco es volver con la suficiente frecuencia para que la mente pueda dejarlo ir, confiando en que todo ese recordar y acordarse está siendo gestionado por algo mejor que ella misma.

          Es entonces cuando eres realmente libre para pensar sobre las cosas en lugar de en ellas.

          David Allen

          Lidiando con las sorpresas desagradables

            Hoy compartimos contigo un nuevo artículo de David Allen. Su dilatada experiencia ayudando a mejorar la efectividad de personas y organizaciones hace que sus artículos —llenos de reflexiones, herramientas y aprendizajes— sean tremendamente útiles para cualquier persona que se haya propuesto desarrollar esta competencia.

            En el artículo de hoy, Allen nos habla de las claves para poder responder de manera óptima cuando surgen imprevistos de calado en nuestras vidas. ¡Esperamos que te sea útil!

            Mientras sigo explorando la mejor manera de ayudar a personas en posiciones directivas a enfrentarse a las cargas y penurias de su desdichada fortuna, mi «solución del día» es sencilla: optimiza tu manera de lidiar con las sorpresas. Esto es válido para cualquier posición de alta dirección, las personas de su equipo, el resto de la organización, sus familias y, en definitiva, cualquier otra persona que quieras incluir en la ecuación.

            Sin ánimo de menospreciar los desastres naturales con una metáfora obvia, puedes apostar a que algo se está acercando. Tú aún no lo ves, pero hará temblar cualquier estructura que tengas establecida en tu mente y en tu mundo, afectando a tus prioridades, proyectos y planes. Será un impacto de tal magnitud que cambiará totalmente tu vida y tu trabajo. Hará que necesites reorganizar tu día a día, así como tomar conciencia de cosas que no habías apreciado hasta este momento.

            Tendrás que recalibrar el significado que tiene para ti todo lo que te rodea y conformar una nueva Gestalt. Necesitarás recomponerte de nuevo.

            La forma en cómo te tomes estos cambios puede ir desde la euforia a la desolación. Pero no importa en qué punto te sitúes dentro de este rango. Hay dos elementos que te permitirán responder de manera óptima a esta situación: (1) estar activamente a lo que estás, y (2) tener la mente despejada.

            Los buenos marineros lo saben y es una práctica común entre ellos. Cuando adquirí mi primer barco, un capitán veterano me dijo algo muy útil: «Si alguien está a punto de vomitar, ¡dale el timón!». Esto es incluso mejor que mirar al horizonte para lograr el equilibrio. Quien conduce un coche nunca se marea. Los imprevistos harán que el barco se balancee, así que agarra el timón tan pronto como puedas.

            El segundo factor es, sin embargo, igualmente crítico para la estabilidad: que no haya suciedad. Si alguna vez has estado en un barco durante una borrasca inesperada, sabrás que una pieza suelta, innecesaria, fuera de lugar, puede arruinar tu día, si no tu barco. Las personas que practican artes marciales se entrenan para despejar su mente. Si te asaltan cuatro personas en un callejón oscuro, lo último que querrás tener en tu cabeza son mil correos electrónicos sin procesar merodeando por ella.

            Cuando no estoy haciendo otra cosa, me aseguro de mantener todas mis bandejas de entrada a cero —correos electrónicos, papeles, notas, pensamientos—; aclarando todo lo que requiere mi atención. Porque, al igual que a ti, alguna sorpresa me está esperando.

            David Allen

            La esencia de GTD® en pocas palabras

              GTD® es una metodología que te permite mejorar tu efectividad, y lo hace en todos los aspectos de tu vida, tanto en el ámbito profesional como en el personal. Se compone de un conjunto de hábitos sencillos y buenas prácticas que cualquier persona puede incorporar en su día a día.

              A pesar de su sencillez conceptual, algunas veces cuesta —incluso a personas que son usuarias de la metodología desde hace mucho tiempo— encontrar las palabras adecuadas para resumir la esencia de la metodología, de modo que quienes la desconocen puedan hacerse una idea de su potencia.

              Por eso nos ha gustado mucho la cita que hace Sönke Ahrens sobre GTD® en su libro: How to Take Smart Notes: One Simple Technique to Boost Writing, Learning and Thinking – for Students, Academics and Nonfiction Book Writers.

              Aquí tienes el párrafo —que hemos traducido para ti— donde el autor resume de una manera muy acertada esta esencia de GTD®:

              La importancia de un flujo de trabajo integral es la gran revelación de «Getting Things Done», de David Allen. Quedan pocas personas trabajadoras del conocimiento que aún no hayan oído hablar de GTD® y eso es por una buena razón: ¡funciona!. El principio de GTD® es recopilar todo lo que llama tu atención en contenedores de confianza y aclararlo de una forma sistemática. Esto no significa que tengamos que hacer necesariamente todo lo que en algún momento se nos ha ocurrido, pero sí nos obliga a tomar decisiones claras y a comprobar regularmente si nuestras acciones todavía encajan en el marco general. Sólo si sabemos que todo está bajo control, desde lo trivial a lo importante, podemos relajarnos y enfocarnos en lo que tenemos justo delante. Únicamente si no hay nada que permanezca en nuestra memoria de trabajo, ocupando valiosos recursos mentales, podemos experimentar lo que Allen llama una «mente como el agua», el estado en el que podemos centrarnos en lo que estemos haciendo sin distraernos con pensamientos que compiten entre sí. El principio es sencillo, pero holístico. No es un parche ni una herramienta de lujo. No hace el trabajo por ti. Pero sí te proporciona una estructura para tu actividad diaria que tiene en cuenta el hecho de que la mayoría de las distracciones no proceden tanto de nuestro entorno, como de nuestras propias mentes.

              Como puedes ver, menciona los diferentes aspectos clave de GTD®. Es sobre todo relevante la cita al estado de «mente como el agua» —que conseguimos aplicando todos los pasos de la metodología— donde nuestra efectividad se maximiza. En otras palabras, ese estado mental donde «estamos a lo que estamos» y, además, disfrutamos de lo que hacemos.

              También habrás podido ver que afirma rotundamente que funciona. Es así. Y por este mismo motivo se ha convertido en el nuevo estándar en efectividad personal y cada vez más personas trabajadoras del conocimiento la implementan.

              ¿Aún no la conoces? ¿Te interesa aprender sobre ella? No dudes en ponerte en contacto con nosotr@s y te explicaremos los detalles y las opciones de la formación GTD® oficial, ya sea a nivel individual o para tu organización.

              ¿Tu mundo te sobrepasa?

                Persona sobrepasada por los cambios en su mundo

                Compartimos contigo un artículo publicado originalmente por David Allen en diciembre de 2019. Lo hemos traducido y adaptado para ti porque ahora más que nunca es necesaria la reflexión a la que nos evoca el texto. ¡Esperamos que lo disfrutes!

                No hay nada nuevo en el mundo, excepto la frecuencia con la que no paran de aparecer cosas nuevas. En consecuencia, cada vez son más las personas que tienen que aceptar y estar constantemente adaptándose a esta cambiante realidad.

                La diferencia entre tu mundo y el de tus padres está en el tiempo en que puedes contar con que algo te proporcione estabilidad. Ya sea en tu vida o en tu trabajo. Y que, además, lo haga durante un período significativo de tiempo.

                Tal vez tu padre y tu madre tuvieron que «reconfigurar» totalmente su mundo dos o tres veces en su vida adulta (como mucho). Puede que tú tengas que hacerlo dos o tres veces al año.

                Esto puedes considerarlo una buena o mala noticia, pero indudablemente es la noticia. Que te sientas con mayor o menor comodidad en esta situación va a depender de la confianza que tengas en que reaccionarás de manera adecuada cuando esos cambios ocurran.

                Confía en mí. Ahora mismo hay alguna sorpresa preparada para ti que no puedes prever y que probablemente requerirá que te recalibres y te reenfoques rápidamente para evitar que te lleve la corriente. Y en el horizonte no hay nada a lo que puedas agarrarte, aparte de tus propias habilidades para arreglártelas.

                La tecnología ha contribuido de manera determinante a este fenómeno. He sido usuario de esta desde hace mucho tiempo (me he dedicado a la organización digital y a las aplicaciones de comunicación desde 1983) y puedo asegurarte que nada —exceptuando los procesadores de texto y las hojas de cálculo— ha mejorado significativamente el campo de la productividad.

                Lo que la tecnología ha magnificado de manera brutal es la velocidad, el volumen y la conectividad. Y aunque se puede argumentar que este hecho ha ayudado, también se puede argumentar que ha agravado el problema. Al menos en lo que respecta a mantener la sensación de control sobre tu mundo, en lugar de sentirte abrumado por él.

                Las empresas y las personas siempre han tenido que tomar decisiones. Pero ahora reciben un bombardeo constante de infinitas opciones e información potencialmente relevante y con elementos que pueden promover sus aspiraciones y sus carreras. Y todo esto hace que corran el riesgo de quemarse por el estrés que genera este sinfín de oportunidades.

                La mayoría de las personas en las organizaciones se encuentran ahora mismo frente a dilemas tales como «¿Está cambiando mi trabajo?» «¿Cómo defino mi(s) función(es)?» «¿A dónde se dirige este barco?» «¿Puedo contar con un futuro aquí?» Etc. Los pronósticos afirman que, dentro de unos pocos años, la mayoría de las organizaciones contratarán mayoritariamente personas autónomas y funcionarán sin apenas plantilla propia.

                Tanto las personas como las organizaciones están tratando de navegar en este nuevo escenario. Los conceptos «Lean», «Agile» y «Scrum» nos son familiares, al menos en el sector tecnológico. Y los modelos de auto-organización empresarial, como la Holacracia, han comenzado a coger tracción en todo el mundo, eliminando las estructuras jerárquicas arcaicas.

                Estos enfoques (y muchos otros) abordan la necesidad de ser flexibles, integradores, imaginativos y receptivos a los cambios que constantemente se producen. La capacidad de una empresa para hacer frente a un imprevisto puede ser determinante para su ventaja competitiva.

                En el frente individual, los modelos y herramientas de autogestión han proliferado exponencialmente, con nuevas aplicaciones y enfoques que surgen casi a diario.

                Mi libro, Getting Things Done: the art of stress-free productivity —en español: Organízate con eficacia—, se publicó por primera vez en 2001, con una nueva edición en 2015, vendiendo millones de copias en varios idiomas. El acrónimo de la metodología, «GTD®», se ha hecho mundialmente conocido, habiéndose —por ejemplo— creado más de 300 aplicaciones de software basadas en el modelo.

                ¿Por qué su éxito? Sencillamente, por la necesidad que tienen las personas de disponer de más «espacio» en sus cabezas, menos estrés en su día a día y más control sobre todos los asuntos que ocupan sus vidas y sus trabajos.

                No podemos contar con que nuestras prioridades y compromisos se mantengan estables por mucho tiempo. Y cuanto más frecuentemente haya cosas que impacten en nuestra estabilidad, mayor será nuestra necesidad de desarrollar hábitos y buenas prácticas que nos permitan mantener la sensación de control.

                La metodología GTD®, elaborada después de muchos años y miles de horas de trabajo individual con personas en posiciones de alto nivel, proporciona una manera para lograr —y mantener— esta sensación de control. No importa lo feas que se pongan las cosas, ni la frecuencia con la que los cambios ocurran.

                Consiste en capturar todo lo que llama nuestra atención —en el momento que lo hace— en contenedores de confianza. Aclarar estas cosas que hemos capturado, pensando y tomando decisiones sobre qué hacer o no hacer con ellas, y definiendo las siguientes acciones acciones y los resultados —proyectos— inherentes a las mismas. Organizar la información y los recordatorios resultantes en un sistema de confianza, para así asegurar que podemos elegir con confianza qué hacer —o no hacer— en cada momento.

                A pesar de lo sencillo que te pueda parecer, es algo que la mayoría de las personas tenemos que aprender y practicar para que se convierta en un hábito. De esta manera lograremos dar sentido al «tsunami» de entradas que llegan a nuestro mundo, que para nada se está desacelerando.

                Se ha establecido una carrera entre tú y tu realidad. Una realidad heredada, aceptada y creada. Quién ganará, y cómo, depende de ti. Y no ocurrirá por sí solo.

                David Allen, diciembre de 2019

                GTD® avanza con paso firme

                  Todas las personas que formamos parte de OPTIMA LAB adquirimos el compromiso de trabajar en la mejora de la efectividad en empresas y organizaciones.

                  Es un camino arduo, no exento de cierto reto, ya que no se trata tan solo de divulgar, sino que la propuesta de mejora de la efectividad siempre va acompañada de una necesidad de «desaprendizaje». Este camino está minado de tópicos y creencias, que dificultan el cambio de paradigma necesario para avanzar firmemente en el desarrollo de la competencia de la efectividad personal.

                  Si echamos un vistazo rápido al panorama general, a veces parece que es más relevante la noticia de la baja productividad de las empresas españolas que no el esfuerzo que muchas de ellas hacen para que los profesionales que las integran puedan conseguir resultados, a la vez que mejoran su bienestar.

                  Es por eso por lo que nos alegra ver cómo, poco a poco, metodologías como GTD® encuentran su espacio en medios de amplia difusión, como por ejemplo en este artículo de El País.

                  GTD® «nació» en el año 2000 y se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal. Y lo ha logrado por méritos propios, gracias a haber demostrado ser capaz de mejorar la efectividad de las personas que lo usan, reduciendo notablemente sus niveles de estrés e integrando de una manera innovadora la gestión de sus compromisos personales y profesionales.

                  Poco a poco, pero con paso firme, el conocimiento y la adopción de GTD® va avanzando también en nuestro país. Varios indicadores lo demuestran. Uno de ellos es la presencia en medios, como el ejemplo que te poníamos antes. Otros indicadores son el aumento de formaciones «in-company», el lleno absoluto en nuestros cursos abiertos o la demanda creciente que recibimos en OPTIMA LAB para dar charlas de divulgación sobre GTD® en organizaciones de todo tipo, incluso más allá del mundo empresarial.

                  Mención especial merecen las crecientes comunidades «on-line» de usuarios de GTD®, como las de Slack y Telegram de «Aprendiendo GTD®», donde se puede percibir de manera clara el impacto positivo de esta metodología en la vida de personas.

                  Y hay aún más evidencias de que GTD® es el referente indiscutible en este campo. No hace falta más que ver las veces que se cita cuando hablamos de efectividad personal, el «benchmarking» del que siempre es objeto o que el libro «Organízate con Eficacia», de David Allen, esté en las primeras posiciones de los rankings de libros dedicados a la productividad de todos los tiempos.

                  A pesar de todo lo anterior, GTD® también tiene un punto débil: el todavía escaso conocimiento de la metodología en gran parte de nuestra sociedad. Queda camino, quizá aún mucho camino, pero la tendencia es clara y las señales inequívocas. Y desde OPTIMA LAB vamos a seguir poniendo todo nuestro empeño en ser agentes para este cambio necesario.

                  Llega el primer módulo: GTD® Weekly Review Lab

                    Smiling bearded man in headphones looking on laptop and typing

                    Tenemos el placer de anunciarte que estamos a punto de lanzar el primero de los módulos que estamos diseñando como parte de un programa completo de refuerzo del aprendizaje que desde hace unos meses venimos trabajando en OPTIMA LAB.

                    La forma de asegurar el desarrollo de cualquier competencia es mantener vivo el proceso de aprendizaje durante el tiempo necesario, así que vamos a poner a disposición de todas la personas que ya han cursado el Nivel 1 de la Formación GTD® oficial, un primer módulo dedicado a uno de los hábitos cruciales de la metodología: la Revisión Semanal.

                    El nombre de este nuevo módulo es GTD® Weekly Review Lab.

                    El objetivo de este módulo es dominar la práctica de la Revisión Semanal de GTD® y desarrollar el hábito de hacerla regularmente, identificando estrategias para ello.

                    Durante las aproximadamente dos horas de duración del módulo, que se desarrolla en formato «webinar», se realiza una Revisión Semanal completa del sistema, guiada paso a paso por un GTD® Certified Trainer.

                    Durante esta revisión completa, se refuerzan los conceptos básicos ya vistos en el curso de Nivel 1 y se aclaran las dudas que van surgiendo. La combinación de teoría y práctica que tanto éxito cosecha en nuestros cursos, está también presente en este formato.

                    En OPTIMA LAB somos artesanos comprometidos con el aprendizaje basado en la experiencia.

                    Por eso queremos transformar las formaciones, que tradicionalmente son un evento, en un proceso sostenido en el tiempo que genere nuevos comportamientos, como resultado de aplicar lo aprendido.

                    Con ese propósito y esa visión, estamos ya trabajando en otros módulos que, al igual que el GTD® Weekly Review Lab, van a ser también de gran utilidad en el camino para dominar GTD®.

                    Año nuevo, nuevos niveles de Formación GTD® oficial


                      En los últimos meses hemos ido comunicando la disponibilidad en España del Nivel 2 de la Formación GTD® oficial: «GTD® Projects & Priorities». De esta manera, muchas organizaciones ya lo han incluido en sus ofertas formativas este curso, dando continuidad al Nivel 1, y así seguir dotando a sus profesionales con herramientas para el desarrollo de la competencia de la efectividad personal.

                      Para cursar el Nivel 2 hay que haber realizado previamente el curso de Nivel 1 «GTD® Fundamentals & Implementation Lab». La efectividad es una competencia y, como tal, hay que recorrer un camino para desarrollarla. Es por eso que la Formación GTD® oficial está estructurada en tres niveles.

                      En el Nivel 1 se aprende y trabaja toda la metodología, aunque se da un mayor énfasis a los cinco pasos para ganar sensación de control: Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y Ejecutar.

                      Una vez se implementa la metodología y se está en el proceso de consolidar los hábitos, proceso en el que ya se obtiene una notable reducción de los niveles de estrés, es cuando estamos en disposición de sacar el máximo partido a determinados aspectos más avanzados de GTD® como, por ejemplo, la Planificación Natural de Proyectos.

                      En el Nivel 2 se trabaja principalmente como avanzar en paralelo todos nuestros proyectos, dotándonos de recursos para que no ocurra lo que, desgraciadamente es bastante habitual: que sólo se mueva lo que nos «aprieta» porque, por ejemplo, se termina el plazo.

                      Está demostrado que lograr resultados que nos resulten relevantes es un componente crítico para nuestra felicidad. El Nivel 2 de la Formación GTD® es también una gran herramienta para este fin.

                      No importa la «profundidad» con la que los participantes hayan implantado la metodología después de haber realizado el curso «GTD® Fundamentals & Implementation Lab». El Nivel 2 «refresca» los conceptos principales, de tal forma que todas las personas participantes puedan sacarle el máximo partido, independientemente de en qué punto se encuentre cada una en el camino para dominar GTD®.

                      El «GTD® Projects & Priorities» es un curso totalmente práctico, en el que los participantes trabajan todo el tiempo sobre su sistema GTD®, completándolo y mejorándolo con lo que van aprendiendo.

                      Además, los participantes comparten durante el curso su experiencia aplicando los diversos elementos de la metodología, lo cual enriquece enormemente la experiencia conjunta de aprendizaje.

                      La «explosión» que está teniendo la demanda del Nivel 2 durante este 2019 nos hace prever que en pocos meses crecerá también el interés por el Nivel 3, presentado mundialmente el pasado mes de septiembre. En OPTIMA LAB ya estamos preparados para ello.