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La esencia de GTD® en pocas palabras

    GTD® es una metodología que te permite mejorar tu efectividad, y lo hace en todos los aspectos de tu vida, tanto en el ámbito profesional como en el personal. Se compone de un conjunto de hábitos sencillos y buenas prácticas que cualquier persona puede incorporar en su día a día.

    A pesar de su sencillez conceptual, algunas veces cuesta —incluso a personas que son usuarias de la metodología desde hace mucho tiempo— encontrar las palabras adecuadas para resumir la esencia de la metodología, de modo que quienes la desconocen puedan hacerse una idea de su potencia.

    Por eso nos ha gustado mucho la cita que hace Sönke Ahrens sobre GTD® en su libro: How to Take Smart Notes: One Simple Technique to Boost Writing, Learning and Thinking – for Students, Academics and Nonfiction Book Writers.

    Aquí tienes el párrafo —que hemos traducido para ti— donde el autor resume de una manera muy acertada esta esencia de GTD®:

    La importancia de un flujo de trabajo integral es la gran revelación de «Getting Things Done», de David Allen. Quedan pocas personas trabajadoras del conocimiento que aún no hayan oído hablar de GTD® y eso es por una buena razón: ¡funciona!. El principio de GTD® es recopilar todo lo que llama tu atención en contenedores de confianza y aclararlo de una forma sistemática. Esto no significa que tengamos que hacer necesariamente todo lo que en algún momento se nos ha ocurrido, pero sí nos obliga a tomar decisiones claras y a comprobar regularmente si nuestras acciones todavía encajan en el marco general. Sólo si sabemos que todo está bajo control, desde lo trivial a lo importante, podemos relajarnos y enfocarnos en lo que tenemos justo delante. Únicamente si no hay nada que permanezca en nuestra memoria de trabajo, ocupando valiosos recursos mentales, podemos experimentar lo que Allen llama una «mente como el agua», el estado en el que podemos centrarnos en lo que estemos haciendo sin distraernos con pensamientos que compiten entre sí. El principio es sencillo, pero holístico. No es un parche ni una herramienta de lujo. No hace el trabajo por ti. Pero sí te proporciona una estructura para tu actividad diaria que tiene en cuenta el hecho de que la mayoría de las distracciones no proceden tanto de nuestro entorno, como de nuestras propias mentes.

    Como puedes ver, menciona los diferentes aspectos clave de GTD®. Es sobre todo relevante la cita al estado de «mente como el agua» —que conseguimos aplicando todos los pasos de la metodología— donde nuestra efectividad se maximiza. En otras palabras, ese estado mental donde «estamos a lo que estamos» y, además, disfrutamos de lo que hacemos.

    También habrás podido ver que afirma rotundamente que funciona. Es así. Y por este mismo motivo se ha convertido en el nuevo estándar en efectividad personal y cada vez más personas trabajadoras del conocimiento la implementan.

    ¿Aún no la conoces? ¿Te interesa aprender sobre ella? No dudes en ponerte en contacto con nosotr@s y te explicaremos los detalles y las opciones de la formación GTD® oficial, ya sea a nivel individual o para tu organización.

    ¿Tu mundo te sobrepasa?

      Persona sobrepasada por los cambios en su mundo

      Compartimos contigo un artículo publicado originalmente por David Allen en diciembre de 2019. Lo hemos traducido y adaptado para ti porque ahora más que nunca es necesaria la reflexión a la que nos evoca el texto. ¡Esperamos que lo disfrutes!

      No hay nada nuevo en el mundo, excepto la frecuencia con la que no paran de aparecer cosas nuevas. En consecuencia, cada vez son más las personas que tienen que aceptar y estar constantemente adaptándose a esta cambiante realidad.

      La diferencia entre tu mundo y el de tus padres está en el tiempo en que puedes contar con que algo te proporcione estabilidad. Ya sea en tu vida o en tu trabajo. Y que, además, lo haga durante un período significativo de tiempo.

      Tal vez tu padre y tu madre tuvieron que «reconfigurar» totalmente su mundo dos o tres veces en su vida adulta (como mucho). Puede que tú tengas que hacerlo dos o tres veces al año.

      Esto puedes considerarlo una buena o mala noticia, pero indudablemente es la noticia. Que te sientas con mayor o menor comodidad en esta situación va a depender de la confianza que tengas en que reaccionarás de manera adecuada cuando esos cambios ocurran.

      Confía en mí. Ahora mismo hay alguna sorpresa preparada para ti que no puedes prever y que probablemente requerirá que te recalibres y te reenfoques rápidamente para evitar que te lleve la corriente. Y en el horizonte no hay nada a lo que puedas agarrarte, aparte de tus propias habilidades para arreglártelas.

      La tecnología ha contribuido de manera determinante a este fenómeno. He sido usuario de esta desde hace mucho tiempo (me he dedicado a la organización digital y a las aplicaciones de comunicación desde 1983) y puedo asegurarte que nada —exceptuando los procesadores de texto y las hojas de cálculo— ha mejorado significativamente el campo de la productividad.

      Lo que la tecnología ha magnificado de manera brutal es la velocidad, el volumen y la conectividad. Y aunque se puede argumentar que este hecho ha ayudado, también se puede argumentar que ha agravado el problema. Al menos en lo que respecta a mantener la sensación de control sobre tu mundo, en lugar de sentirte abrumado por él.

      Las empresas y las personas siempre han tenido que tomar decisiones. Pero ahora reciben un bombardeo constante de infinitas opciones e información potencialmente relevante y con elementos que pueden promover sus aspiraciones y sus carreras. Y todo esto hace que corran el riesgo de quemarse por el estrés que genera este sinfín de oportunidades.

      La mayoría de las personas en las organizaciones se encuentran ahora mismo frente a dilemas tales como «¿Está cambiando mi trabajo?» «¿Cómo defino mi(s) función(es)?» «¿A dónde se dirige este barco?» «¿Puedo contar con un futuro aquí?» Etc. Los pronósticos afirman que, dentro de unos pocos años, la mayoría de las organizaciones contratarán mayoritariamente personas autónomas y funcionarán sin apenas plantilla propia.

      Tanto las personas como las organizaciones están tratando de navegar en este nuevo escenario. Los conceptos «Lean», «Agile» y «Scrum» nos son familiares, al menos en el sector tecnológico. Y los modelos de auto-organización empresarial, como la Holacracia, han comenzado a coger tracción en todo el mundo, eliminando las estructuras jerárquicas arcaicas.

      Estos enfoques (y muchos otros) abordan la necesidad de ser flexibles, integradores, imaginativos y receptivos a los cambios que constantemente se producen. La capacidad de una empresa para hacer frente a un imprevisto puede ser determinante para su ventaja competitiva.

      En el frente individual, los modelos y herramientas de autogestión han proliferado exponencialmente, con nuevas aplicaciones y enfoques que surgen casi a diario.

      Mi libro, Getting Things Done: the art of stress-free productivity —en español: Organízate con eficacia—, se publicó por primera vez en 2001, con una nueva edición en 2015, vendiendo millones de copias en varios idiomas. El acrónimo de la metodología, «GTD®», se ha hecho mundialmente conocido, habiéndose —por ejemplo— creado más de 300 aplicaciones de software basadas en el modelo.

      ¿Por qué su éxito? Sencillamente, por la necesidad que tienen las personas de disponer de más «espacio» en sus cabezas, menos estrés en su día a día y más control sobre todos los asuntos que ocupan sus vidas y sus trabajos.

      No podemos contar con que nuestras prioridades y compromisos se mantengan estables por mucho tiempo. Y cuanto más frecuentemente haya cosas que impacten en nuestra estabilidad, mayor será nuestra necesidad de desarrollar hábitos y buenas prácticas que nos permitan mantener la sensación de control.

      La metodología GTD®, elaborada después de muchos años y miles de horas de trabajo individual con personas en posiciones de alto nivel, proporciona una manera para lograr —y mantener— esta sensación de control. No importa lo feas que se pongan las cosas, ni la frecuencia con la que los cambios ocurran.

      Consiste en capturar todo lo que llama nuestra atención —en el momento que lo hace— en contenedores de confianza. Aclarar estas cosas que hemos capturado, pensando y tomando decisiones sobre qué hacer o no hacer con ellas, y definiendo las siguientes acciones acciones y los resultados —proyectos— inherentes a las mismas. Organizar la información y los recordatorios resultantes en un sistema de confianza, para así asegurar que podemos elegir con confianza qué hacer —o no hacer— en cada momento.

      A pesar de lo sencillo que te pueda parecer, es algo que la mayoría de las personas tenemos que aprender y practicar para que se convierta en un hábito. De esta manera lograremos dar sentido al «tsunami» de entradas que llegan a nuestro mundo, que para nada se está desacelerando.

      Se ha establecido una carrera entre tú y tu realidad. Una realidad heredada, aceptada y creada. Quién ganará, y cómo, depende de ti. Y no ocurrirá por sí solo.

      David Allen, diciembre de 2019

      GTD® avanza con paso firme

        Todas las personas que formamos parte de OPTIMA LAB adquirimos el compromiso de trabajar en la mejora de la efectividad en empresas y organizaciones.

        Es un camino arduo, no exento de cierto reto, ya que no se trata tan solo de divulgar, sino que la propuesta de mejora de la efectividad siempre va acompañada de una necesidad de «desaprendizaje». Este camino está minado de tópicos y creencias, que dificultan el cambio de paradigma necesario para avanzar firmemente en el desarrollo de la competencia de la efectividad personal.

        Si echamos un vistazo rápido al panorama general, a veces parece que es más relevante la noticia de la baja productividad de las empresas españolas que no el esfuerzo que muchas de ellas hacen para que los profesionales que las integran puedan conseguir resultados, a la vez que mejoran su bienestar.

        Es por eso por lo que nos alegra ver cómo, poco a poco, metodologías como GTD® encuentran su espacio en medios de amplia difusión, como por ejemplo en este artículo de El País.

        GTD® «nació» en el año 2000 y se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal. Y lo ha logrado por méritos propios, gracias a haber demostrado ser capaz de mejorar la efectividad de las personas que lo usan, reduciendo notablemente sus niveles de estrés e integrando de una manera innovadora la gestión de sus compromisos personales y profesionales.

        Poco a poco, pero con paso firme, el conocimiento y la adopción de GTD® va avanzando también en nuestro país. Varios indicadores lo demuestran. Uno de ellos es la presencia en medios, como el ejemplo que te poníamos antes. Otros indicadores son el aumento de formaciones «in-company», el lleno absoluto en nuestros cursos abiertos o la demanda creciente que recibimos en OPTIMA LAB para dar charlas de divulgación sobre GTD® en organizaciones de todo tipo, incluso más allá del mundo empresarial.

        Mención especial merecen las crecientes comunidades «on-line» de usuarios de GTD®, como las de Slack y Telegram de «Aprendiendo GTD®», donde se puede percibir de manera clara el impacto positivo de esta metodología en la vida de personas.

        Y hay aún más evidencias de que GTD® es el referente indiscutible en este campo. No hace falta más que ver las veces que se cita cuando hablamos de efectividad personal, el «benchmarking» del que siempre es objeto o que el libro «Organízate con Eficacia», de David Allen, esté en las primeras posiciones de los rankings de libros dedicados a la productividad de todos los tiempos.

        A pesar de todo lo anterior, GTD® también tiene un punto débil: el todavía escaso conocimiento de la metodología en gran parte de nuestra sociedad. Queda camino, quizá aún mucho camino, pero la tendencia es clara y las señales inequívocas. Y desde OPTIMA LAB vamos a seguir poniendo todo nuestro empeño en ser agentes para este cambio necesario.

        Llega el primer módulo: GTD® Weekly Review Lab

          Smiling bearded man in headphones looking on laptop and typing

          Tenemos el placer de anunciarte que estamos a punto de lanzar el primero de los módulos que estamos diseñando como parte de un programa completo de refuerzo del aprendizaje que desde hace unos meses venimos trabajando en OPTIMA LAB.

          La forma de asegurar el desarrollo de cualquier competencia es mantener vivo el proceso de aprendizaje durante el tiempo necesario, así que vamos a poner a disposición de todas la personas que ya han cursado el Nivel 1 de la Formación GTD® oficial, un primer módulo dedicado a uno de los hábitos cruciales de la metodología: la Revisión Semanal.

          El nombre de este nuevo módulo es GTD® Weekly Review Lab.

          El objetivo de este módulo es dominar la práctica de la Revisión Semanal de GTD® y desarrollar el hábito de hacerla regularmente, identificando estrategias para ello.

          Durante las aproximadamente dos horas de duración del módulo, que se desarrolla en formato «webinar», se realiza una Revisión Semanal completa del sistema, guiada paso a paso por un GTD® Certified Trainer.

          Durante esta revisión completa, se refuerzan los conceptos básicos ya vistos en el curso de Nivel 1 y se aclaran las dudas que van surgiendo. La combinación de teoría y práctica que tanto éxito cosecha en nuestros cursos, está también presente en este formato.

          En OPTIMA LAB somos artesanos comprometidos con el aprendizaje basado en la experiencia.

          Por eso queremos transformar las formaciones, que tradicionalmente son un evento, en un proceso sostenido en el tiempo que genere nuevos comportamientos, como resultado de aplicar lo aprendido.

          Con ese propósito y esa visión, estamos ya trabajando en otros módulos que, al igual que el GTD® Weekly Review Lab, van a ser también de gran utilidad en el camino para dominar GTD®.

          Año nuevo, nuevos niveles de Formación GTD® oficial


            En los últimos meses hemos ido comunicando la disponibilidad en España del Nivel 2 de la Formación GTD® oficial: «GTD® Projects & Priorities». De esta manera, muchas organizaciones ya lo han incluido en sus ofertas formativas este curso, dando continuidad al Nivel 1, y así seguir dotando a sus profesionales con herramientas para el desarrollo de la competencia de la efectividad personal.

            Para cursar el Nivel 2 hay que haber realizado previamente el curso de Nivel 1 «GTD® Fundamentals & Implementation Lab». La efectividad es una competencia y, como tal, hay que recorrer un camino para desarrollarla. Es por eso que la Formación GTD® oficial está estructurada en tres niveles.

            En el Nivel 1 se aprende y trabaja toda la metodología, aunque se da un mayor énfasis a los cinco pasos para ganar sensación de control: Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y Ejecutar.

            Una vez se implementa la metodología y se está en el proceso de consolidar los hábitos, proceso en el que ya se obtiene una notable reducción de los niveles de estrés, es cuando estamos en disposición de sacar el máximo partido a determinados aspectos más avanzados de GTD® como, por ejemplo, la Planificación Natural de Proyectos.

            En el Nivel 2 se trabaja principalmente como avanzar en paralelo todos nuestros proyectos, dotándonos de recursos para que no ocurra lo que, desgraciadamente es bastante habitual: que sólo se mueva lo que nos «aprieta» porque, por ejemplo, se termina el plazo.

            Está demostrado que lograr resultados que nos resulten relevantes es un componente crítico para nuestra felicidad. El Nivel 2 de la Formación GTD® es también una gran herramienta para este fin.

            No importa la «profundidad» con la que los participantes hayan implantado la metodología después de haber realizado el curso «GTD® Fundamentals & Implementation Lab». El Nivel 2 «refresca» los conceptos principales, de tal forma que todas las personas participantes puedan sacarle el máximo partido, independientemente de en qué punto se encuentre cada una en el camino para dominar GTD®.

            El «GTD® Projects & Priorities» es un curso totalmente práctico, en el que los participantes trabajan todo el tiempo sobre su sistema GTD®, completándolo y mejorándolo con lo que van aprendiendo.

            Además, los participantes comparten durante el curso su experiencia aplicando los diversos elementos de la metodología, lo cual enriquece enormemente la experiencia conjunta de aprendizaje.

            La «explosión» que está teniendo la demanda del Nivel 2 durante este 2019 nos hace prever que en pocos meses crecerá también el interés por el Nivel 3, presentado mundialmente el pasado mes de septiembre. En OPTIMA LAB ya estamos preparados para ello.

            Te deseamos Felices Fiestas y un 2019 lleno de efectividad

              Ya sabes que GTD® te acompaña en cualquier ámbito de tu vida. Y estas fechas son una buena muestra de ello. Por ejemplo, las conocidas listas de deseos que toda tienda online tiene, y a las que Papá Noel o los Reyes Magos recurren estos días, son listas que pertenecen a la categoría organizativa Algún día/Tal vez. O la comilona de Nochebuena, donde tienes a toda tu exigente familia en casa, no puede faltar en tu lista de Proyectos.

              En estas fechas llenas de regalos, desde OPTIMA LAB no queremos ser menos, así que te proponemos un pequeño juego para que tú también ganes uno. Es muy sencillo.

              Para ganar tu regalo, comparte hasta el 6 de enero en Twitter este post con la etiqueta #GTDenNavidad y explica en qué te ayuda GTD® durante las fiestas navideñas.

              Entre todas las personas que participéis, el 16 de enero sortearemos un código descuento del 80%(1) sobre el precio de la inscripción en uno de nuestros cursos en abierto de 2019.

              Y si ya has hecho el curso de Nivel 1, no te preocupes, porque también puedes utilizarlo para los de Nivel 2, que lanzaremos en 2019.

              Además, como queremos animarte a que esta Navidad regales efectividad, ampliamos hasta el día de Reyes el periodo de descuento «early bird» (-40%) para el curso abierto en Madrid de finales de enero(2).

              (1)80% sobre el coste íntegro del curso. Periodo de validez, del 01/02/2019 al 31/12/2019
              (2)Promoción válida hasta agotarse las plazas disponibles.

              El número de «Lives Impacted» por GTD® no para de aumentar

                curso de gtd en barcelona

                «Lives Impacted», o «Vidas Impactadas», es el indicador que se utiliza para cuantificar la repercusión de la formación GTD® oficial. Esta medida, más allá de ser simplemente el número de participantes en los cursos oficiales de GTD®, representa el impacto positivo que esta metodología produce en la vida de estas personas.

                Un buen ejemplo de esto son los comentarios, como el siguiente, habituales en los participantes en la formación GTD® oficial:

                “Creo que me llevo una gran metodología que no sabía que necesitaba, pero la necesitaba y mucho.”

                En la formación GTD® oficial se trabaja el desarrollo de una competencia, la efectividad personal. Es una formación que te confronta con muchas de tus creencias y te propone estrategias contrastadas que funcionan, siempre dentro tu zona de influencia, para conseguir una mejora significativa de tu bienestar.

                Las «Lives Impacted» siguen creciendo a nivel internacional. El año pasado fueron 16.000 personas más (sin contar EEUU) las que se añadieron al enorme colectivo que ya disfruta de los beneficios de GTD®, creciendo un 30% en comparación con el año anterior.

                En España, este crecimiento porcentual es incluso mayor, lo que significa que cada vez hay más personas que oyen hablar de los beneficios de GTD® y se interesan por la metodología, algo que se ve reflejado en una demanda que crece año tras año.

                Nos alegra comprobar cómo cada vez son más las organizaciones que incluyen la formación GTD® oficial en sus programas anuales de formación y desarrollo profesional.

                Por otra parte, en 2018 hemos realizado tres formaciones en abierto en Madrid, y todas se ha llenado en cuestión de días, lo que ha hecho que ya tengamos preparada una edición para Enero 2019 y que estemos trabajando en ampliar este tipo de cursos también a Barcelona.

                El término «Lives Impacted» está alineado con la visión que tenemos en OPTIMA LAB de trabajar activamente para lograr organizaciones más competitivas con personas más felices. Por ello, y por el feedback que recibimos, estamos enormemente satisfechos de poder contribuir al bienestar de las personas ayudándoles a mejorar su efectividad personal.

                GTD® Conference 2018 y estreno del Nivel 3

                  grupo de participantes en formacion GTD

                  A principios de septiembre se celebró en Ámsterdam la GTD® Conference de 2018. En esta se produjo el estreno mundial del curso de Nivel 3 de formación GTD® oficial «Focus & Direction».

                  De este modo, ya tenemos disponible todo el itinerario formativo para el desarrollo competencial de la efectividad personal con GTD®. En breve compartiremos la información actualizada de todos nuestros servicios formativos GTD® en esta misma web.

                  Una de las partes más interesantes de la GTD® Conference es poder compartir experiencias con una buena parte de la comunidad mundial de formadores de GTD®. Y entre ellos, David Allen, que lejos de adoptar el estereotipo de gurú, es uno más.

                  Como muestra de esto, la foto que ilustra el post. Un momento divertido que se produjo durante el curso de certificación para Master Trainers de Nivel 3, que tuvo lugar al terminar los dos días de la GTD® Conference.

                  De entre toda la diversidad de nacionalidades de los participantes -Japón, Alemania, Brasil, UK, Holanda, Australia, Francia, India, Italia, Egipto, Rusia y España-, estaba Rogelio Reinoso, Master Trainer de México, que ante la coincidencia de la formación con el Día de la Independencia de su país, tuvo la previsión de traerse unos típicos souvenirs mexicanos para celebrarlo adecuadamente, iniciativa a la que todo el grupo se sumó sin dudarlo.

                  ¿Es la Formación GTD® oficial para mí?

                    Foto aula para formación GTD

                    Como ya habrás visto en el post anterior, los próximos días 26 y 27 de noviembre llevaremos a cabo en Madrid el tercer curso abierto, este año, de Formación GTD® oficial.

                    Es habitual recibir consultas de personas que dudan sobre si esta formación les puede ser de utilidad. Ya sea porque no conocen nada de GTD® y les preocupa estar a la altura o porque ya usan GTD® y no tienen claro si la van a aprovechar.

                    En nuestra experiencia, pero sobre todo recogiendo los comentarios de los participantes de las anteriores ediciones, sin duda podemos afirmar que la formación ha cumplido con las expectativas en todos los casos. Como ejemplo, algunos de los comentarios de los participantes son:

                    “Muy útil para el desarrollo personal (mío directamente, ámbitos profesional y personal) como en el profesional (trabajo en equipo con mi gente)”

                    “He pulido muchos conceptos y me ayuda a afianzar el GTD® con el que ya trabajaba”

                    “La practicidad porque me llevo un sistema funcionando”

                    En este curso se trabaja la metodología en su totalidad, lo que permite empezar de cero o bien refinar detalles a los usuarios «autodidactas» de GTD®. Se trata de una formación muy práctica y que ayuda a fijar los aprendizajes y a aclarar todo tipo de dudas de la mano de un GTD® Certified Trainer. Además, cada participante construye su propio sistema de organización personal con GTD®, totalmente funcional.

                    En las dos anteriores ediciones en abierto del GTD® Fundamentals & Implementation Lab colgamos el cartel de «COMPLETO», y los índices de satisfacción fueron excelentes. Seguro que también es para ti. ¿Te animas?

                    OPTIMA LAB con David Allen en la GTD® Conference

                      Los pasados días 14 y 15 de junio tuvo lugar en Ámsterdam la 2ª GTD® Conference, evento anual que reúne a distribuidores, franquicias y formadores de GTD® de Europa, Asia, Australia y Latinoamérica.

                      Dos días intensos en los que tratamos gran diversidad de temas e intercambiamos conocimientos y experiencias con colegas de otros países. El segundo día estuvo dedicado íntegramente a aspectos académicos relacionados con la formación oficial en GTD® y, en concreto, David Allen nos hizo un par de «demos» realmente interesantes y prometedoras sobre el curso del Nivel 3, cuyo desarrollo se encuentra en un estado muy avanzado.

                      Por parte de España, estuvimos allí cuatro de los formadores certificados en GTD®. De izquierda a derecha en la parte superior de la foto, Jerónimo Sánchez, nuestro Master Trainer, David Sánchez, David Allen, Paz Garde y José Miguel Bolívar.

                      Una experiencia muy enriquecedora, en la que pudimos comprobar que la visión de David Allen de hacer que su metodología llegue al máximo número posible de personas avanza por el camino correcto a buen ritmo y que OPTIMA LAB está contribuyendo a ello.