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Construyendo una lista completa de proyectos

    En este caso te proponemos un post eminentemente práctico. En él, David Allen te proporciona una lista de preguntas que te ayudarán a garantizar que tu lista «Proyectos» esté completa.

    Contar con un inventario completo de proyectos es fundamental para elegir con claridad y confianza qué hacer en cada momento y, en nuestra experiencia, muy pocas personas lo tienen.

    Preguntas útiles para el control de calidad de tu lista «Proyectos»

    → ¿Has capturado todos tus resultados de varios pasos, personales y profesionales?
    Puedes leer el capítulo 2 del libro «Organízate con eficacia» para que te ayude a reunir lo que te interesa (recopilar/capturar), decidir lo que significa para ti (procesar/aclarar) e introducirlo en tu sistema (organizar).

    → ¿Incluye cada Proyecto de tu lista un verbo que describa qué significa «Hecho»?
    En este post tienes sugerencias sobre la redacción de recordatorios y la gestión de tu lista de Proyectos.

    → ¿Se habrán completado todos los Proyectos de tu lista en los próximos 12 meses?
    En el «Modelo de los Seis Niveles» en la página 86 del libro «Organízate con eficacia» tienes más información para distinguir entre proyectos y metas, objetivos y visiones a largo plazo. Tu lista de Proyectos debería contener únicamente los resultados deseados que se completarán en los próximos 12 meses.

    → ¿Tiene cada Proyecto al menos una Siguiente Acción claramente definida?
    En este post encontrarás algunas sugerencias sobre la redacción de recordatorios y la gestión de tu lista de Proyectos.

    → ¿Está en tu lista de Proyectos todo lo que actualmente llama tu atención?
    En el capítulo 3 del libro «Organízate con eficacia» dispones de información sobre el Modelo de Planificación Natural, un modelo sencillo e intuitivo para detallar tus Proyectos, desde su Propósito hasta sus Siguientes Acciones.

    → ¿Tienes claro cómo avanzar con las Siguientes Acciones de tu Proyecto?
    En el capítulo 2 del libro «Organízate con eficacia» hay información sobre la fase de revisión/reflexión, que incluye la captura de lo que va a continuación en tus Proyectos.

    Hemos lanzado el Nivel 2 de la Formación GTD Oficial

      El pasado mes de julio vio la luz la nueva versión virtual del curso de Nivel 2 de la Formación GTD Oficial en España.

      Veinte personas participaron en este evento y su feedback fue extremadamente bueno (NPS=100). Si tuviéramos que destacar alguna cosa de los comentarios recibidos, sería la sensación general de «verdadero descubrimiento».

      Un descubrimiento en dos planos: en general, la toma de conciencia de que GTD es libertad y, en particular, la potencia de las herramientas que se introducen en la formación.

      Por ejemplo, la Planificación Natural de Proyectos o los Checklist. En ambos casos la sorpresa fue mayúscula al descubrir y entender su esencia, practicar con ellos e implementarlos en sus sistemas. Y lo mismo ocurrió con las Áreas de Enfoque y Responsabilidad.

      En los tres casos se produjo el mismo «efecto wow» al darse cuenta de la diferencia entre las ideas preconcebidas con que muchas personas llegan a la formación —a menudo incompletas o erróneas— y lo que descubren que hay de verdad detrás de estas herramientas y de estos conceptos.

      El curso está destinado a personas que ya dominan los fundamentos de la metodología y que disponen de un sistema GTD plenamente funcional, ya que continuamente se trabaja sobre él.

      El objetivo central del Nivel 2 es lograr que las personas participantes cuenten con un sistema completo al 100%. Este es un aspecto fundamental, como te cuenta David Allen aquí, para poder alcanzar el estado de «mente como el agua».

      Además, el leitmotiv del curso es compartir continuamente experiencias y aprendizajes, de tal manera que, con la participación activa del grupo al completo, todas las personas puedan profundizar en su comprensión y aplicación de GTD.

      Así que si ya has hecho el Nivel 1, y lo estás aplicando, te animamos a seguir tu camino con el «GTD® Level 2 Experience». Seguro que a ti también te sorprende.

      Si quieres más detalles, escribenos un email a: info@formaciongtd.com

      ¡Te esperamos!

      Freedom. Focus. GTD.

      Por qué organizarse no suele funcionar

        En el siguiente texto, David Allen menciona el típico impulso de «hacerse una lista» en un momento de agobio —y el hecho de que no funcione— como uno de los motivos por los que muchas personas son escépticas a la hora de implementar una metodología basada en listas para mejorar su efectividad personal. Descubre el porqué.

        El otro día tuve otro FCO (es decir, Flash Cegador de lo Obvio): una de las razones por las que la mayoría de la gente es hasta cierto punto alérgica a «organizarse» es la constante falta de éxito que han experimentado a lo largo de los años con la forma en que han abordado todo el proceso de las listas de tareas.

        La razón por la que esas listas no les han funcionado es porque eran un intento de comprimir funciones muy diferentes y relativamente sofisticadas y específicas en un único evento y contexto. Si intentas hacer algo demasiado simple, lo harás parecer aún más complejo y difícil. Sí, todos nos hemos visto alguna vez contra la pared con demasiadas cosas gritándonos en la cabeza y hemos obtenido un alivio temporal al «hacer una lista». Pero estamos en un mundo muy diferente y más polifacético de lo que esa «tirita» puede gestionar como un procedimiento continuo.

        Cuando la mayoría de las personas se sientan a escribir una de estas listas, en realidad están intentando combinar a la vez las cinco fases que hemos definido para dominar el flujo de trabajo: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. Están intentando simultáneamente sacar cosas de su mente, decidir lo que significan, colocarlas de alguna manera lógica o significativa, saltando inmediatamente a la evaluación de cada una de ellas frente a las demás y decidiendo lo que tienen que hacer «más importante». Por lo general, uno se ve recompensado con un alivio a corto plazo de la crisis de confusión, pero quedándose con una vaga sensación de vulnerabilidad persistente ante lo que ni se ha capturado, ni se ha procesado, ni se ha organizado, ni se ha visto, ni se ha evaluado.

        A lo largo de muchos años de investigación y asesoramiento, hemos descubierto que estos aspectos de la gestión del flujo de trabajo se realizan de forma óptima como actividades separadas. En primer lugar, necesitas recopilar todo lo que tienes en mente, ya sea pequeño o grande. A continuación, necesitas evaluar cada elemento individual de ese inventario: ¿es accionable? Si es así, ¿cuál es el resultado?, ¿cuál es la siguiente acción? A continuación, necesitas organizar todos los resultados de esa reflexión en las categorías adecuadas. Es entonces cuando puedes revisar claramente todas las opciones de qué hacer y hacer las mejores elecciones, teniendo en cuenta todos los criterios al hacerlas (tiempo, energía, contexto y prioridades).

        Autogestionarse es simple, pero no es simplista.

        David Allen

        Cómo quitarte los pensamientos de la cabeza

          ¡Ah!, la deliciosa experiencia de no pensar. En este artículo que te compartimos, David Allen reflexiona sobre cómo llegar a una «mente como el agua» y los beneficios de este estado.

          Los atletas en su «zona», los adoradores extasiados «en el Espíritu», los espectadores de cine y los lectores de novelas absortos en la historia, los jardineros que podan sus árboles, los amantes que hablan hasta la noche: la dicha de no tener tiempo, ni estrés, ni… ¿pensar? Pero hay esfuerzos del propio pensamiento en los que uno puede estar igualmente «presente»: jugar al ajedrez, hacer una lluvia de ideas para un proyecto, negociar un acuerdo, escribir un ensayo. Así pues, el estado productivo en el que el tiempo desaparece no consiste realmente en no pensar, sino más bien en no pensar sobre el pensamiento. Pero, ¿cómo consigues ese estado?

          Debes lidiar con lo que te saca de ese estado. La mente parece estar diseñada para ayudar a cerrar la brecha entre lo que te has comprometido y tu realidad actual. Si quieres estar en un lugar en el que no estás, de alguna manera en la que no estás, tu psique experimentará una disonancia cognitiva y una presión hasta que cumpla ese resultado o, al menos, ponga las cosas en marcha hacia él. Si todo va totalmente a «velocidad de crucero», probablemente no sea necesario pensar.

          El enfoque más productivo es pensar lo menos posible, pero tanto como sea necesario.

          Los diferentes horizontes tienen diferentes frecuencias con las que deben ser vistos. ¿Cómo te quitas el día de hoy de la cabeza? Es probable que varias veces a lo largo del día tengas que reevaluar todas las acciones necesarias para hacer las cosas que te has comprometido a hacer. Pero, al menos una vez a la semana, suele ser necesaria una revisión exhaustiva de todos tus proyectos y las acciones que los acompañan. Probablemente, cada uno o dos meses tengas que repasar la lista de control de todas las áreas de responsabilidad de tu vida y de tu trabajo, para asegurarte de que tienes todos los proyectos adecuados en tu plato. Cada año, es una buena idea mirar los próximos doce o dieciocho meses y formular dónde quieres estar para entonces. Y cada pocos años tú (y cualquier pareja en tu vida) probablemente necesites replantearte la visión sobre tu vida y tu estilo de vida.

          Y el Gran Pensamiento es averiguar tu propósito aquí en el planeta. Si realmente lo consigues, una vez debería ser suficiente, aunque probablemente querrás comprobarlo con cierta regularidad para asegurarte de que lo recuerdas.

          Realmente entrarás en modo productivo cuando hayas establecido revisiones cognitivas regulares a todos estos niveles, con el hábito y los compromisos establecidos para revisarlos en el intervalo apropiado. Por ejemplo, cuando sabes que estás haciendo regularmente alguna versión de la «Revisión Semanal» —poniendo al día, revisando y actualizando todos los bucles abiertos de tu vida y tu trabajo— te permites el lujo de no tener que estar pensando en todas esas cosas, de esa manera, durante otra semana.

          Puedes ser hasta cierto punto tonto y feliz, en modo «hacer» productivo, el resto de la semana. ¿Por qué? Ya has pensado lo suficiente, generando lo que necesitas en términos de perspectiva clarificada e inventario de tus compromisos. Y sabes que vas a volver a pensar. Si no haces la Revisión Semanal, saber que deberías estar pensando en algo a ese nivel te molestará incesantemente.

          Si te cuesta entrar en tu «zona», llegar a «la mente como el agua», pregúntate a qué nivel necesitas hacer un pensamiento enfocado, y hazlo. Termina el ejercicio. Luego entra en el agua.

          David Allen

          Definir los «Proyectos» – Una clave de GTD

            A continuación encontrarás un artículo de David Allen acerca de lo clave que es definir de manera adecuada los «Proyectos» en GTD®. Te recomendamos que profundices en él, ya que te permitirá conocer mejor lo que realmente significa un «Proyecto» en la metodología y el porqué de su importancia.

            Uno de los retos con los que constantemente se encuentra la gente que empieza a aplicar la metodología Getting Things Done® es entender qué queremos decir con «proyecto» e integrar el concepto en sus sistemas de autogestión. Es extremadamente importante entender esto, porque una lista «Proyectos» completa, actualizada y precisa es el ingrediente principal de una Revisión Semanal GTD exhaustiva, que es la llave maestra para una productividad sin estrés.

            Nuestra definición de «proyecto» es cualquier resultado que te hayas comprometido a completar y que requiera más de un paso de acción. Esto puede abarcar una gran variedad de cosas, desde «Cambiar los neumáticos del coche» hasta «Reorganizar la división de marketing».

            La razón para definir un proyecto como algo que requiere más de un paso de acción es simple y práctica. Si terminas un paso de acción que tienes en una lista de acciones, lo marcarás como hecho. Pero si tu compromiso no se cumple con ese paso, y no hay ningún recordatorio al respecto en tu sistema, tu cabeza tendrá que retomar el trabajo de acordarse y recordarte que todavía tienes un asunto pendiente por ahí. Y eso es lo que quieres evitar, porque socava todo el propósito del método Getting Things Done: cualquier cosa que queda en tu cabeza crea un estrés improductivo.

            No puedes hacer un proyecto, ni siquiera uno sencillo. Sólo puedes hacer pasos de acción. El proyecto simplemente describe que algo en el mundo se ve o es diferente de como es actualmente. Pero en realidad no haces «Finalizar los impuestos». En realidad no haces «Conseguir que Sarah vaya a la escuela en otoño» o «Completar la fusión con Acme Brick Co.». Esas cosas sólo describen algo que aún no es cierto. Tus impuestos no han sido presentados, tu hija ni siquiera ha terminado el tercer grado y tampoco está todo preparado para la nueva organización tras la fusión. Necesitas algún recordatorio, alguna estaca en el suelo, de forma sistemática, de que esas cosas no han sucedido aún del todo, para desencadenar la toma de decisiones apropiada.

            También hay resultados más amplios que los que denominamos proyectos: metas, objetivos, visiones, misiones, etc. El límite entre un «proyecto» y un «objetivo» mayor es algo arbitrario. A nosotros nos ha parecido útil hacer la siguiente distinción: un proyecto suele completarse en unos pocos meses como máximo, mientras que un objetivo sería el tipo de cosa que suele encontrarse en las metas anuales (o más allá). Un objetivo típico sería «Aumentar la rentabilidad de la línea de productos XYZ hasta el 34%» o «Gestionar las necesidades asistenciales de nuestros padres». Cada uno de ellos tendría varios proyectos de gran envergadura que, si se gestionaran y completaran adecuadamente, alcanzarían los objetivos establecidos. La regla general para «fragmentar» adecuadamente un proyecto es la siguiente: ¿es algo que describa de forma adecuada lo que deberías mirar semanalmente para sentirte bien con lo que estás haciendo al respecto? Probablemente no necesites mirar «Aumentar la rentabilidad…» o «Gestionar las necesidades…» cada semana. Lo que querrás poner delante de ti los viernes por la tarde es una lista que incluya «Implementar un programa de reducción de costes para la línea de productos XYZ» o «Investigar las opciones de residencias de ancianos para mamá». Esos son los «Proyectos».

            La mayoría de la gente tiene entre 30 y 100 proyectos (combinando lo personal y lo profesional), según nuestra definición. Y la mayoría de la gente se resiste a crear su lista de Proyectos como la peste. A los visionarios les cuesta plasmar sus grandes ideas en algo tan concreto. Y a las personas ocupadas no les gusta tener que definir lo que realmente intentan conseguir con toda su actividad. Sin embargo, esta es la lista más funcional e importante que hay que tener para no dejarse abrumar por las realidades operativas de la vida.

            Muchas cosas que interpretaríamos como «Proyectos» son lo suficientemente grandes como para tener también muchos subproyectos. Una vez más, se trata de distinciones un tanto arbitrarias, aunque muy útiles para estructurar qué recordatorios van a parar a un lugar determinado en tu sistema personal. Un proyecto como «Reorganizar la División de Marketing» tendrá probablemente algunos componentes clave: contratar a una empresa consultora externa, completar una encuesta interna de RRHH, contratar a un nuevo jefe de división, etc. Cada una de estas piezas debe ser revisada semanalmente, así como el proyecto en general. Que así sea. Ahí es donde la Revisión Semanal lo une todo. Cada semana, cuando revises cada proyecto de tu lista de proyectos para determinar las próximas acciones apropiadas en tu sistema, tendrás que detenerte en algunos de esos proyectos y profundizar a otro nivel de detalle, accediendo a tus planes de proyecto para tener la seguridad de que tienes todas las acciones necesarias para mantener todas las partes móviles en movimiento.

            Definir proyectos no es tan fácil como parece. Mientras estás leyendo esto, apostaría a que en los últimos días ha surgido en tu mundo al menos un proyecto que aún no has conseguido definir con exactitud. Algo ha sucedido, y se ha abierto una oportunidad, ha surgido un problema, o algo se ha convertido en algo más grande de lo que era. Y aún no has aclarado exactamente a qué te has comprometido implícitamente al respecto. Para llegar a ser «cinturón negro» en gestión personal necesitas la capacidad de definir esos resultados operativos a corto plazo (más pronto que tarde), una lista de proyectos para aparcarlos y la disciplina para poner en práctica este comportamiento sistemático.

            EN EL MOMENTO DE ESCRIBIR ESTE ARTÍCULO, AQUÍ ESTÁN ALGUNOS DE LOS 56 PROYECTOS REALES DE MI LISTA DE PROYECTOS:

            • Completar el programa intensivo de español
            • Viajar a Japón con Kathryn
            • Completar la propuesta de dos libros para la editorial
            • Investigar el tablero de dardos
            • Conseguir una nueva silla para el salón
            • Cerrar el sitio web renovado
            • Instalar nuevas luces en el patio trasero
            • Finalizar el lanzamiento del libro de bolsillo «GTD»
            • Finalizar la reunión de personal
            • Sacar al mercado el vídeo de formación para empresas
            • Finalizar el nuevo plan de sucesión
            • Sentir que domino los fundamentos de Photoshop
            • (etc.)

            David Allen

            La libertad de nombrar tus «cosas»

              En esta ocasión David Allen reflexiona sobre la importancia de nombrar nuestras cosas. Verás que «ponerles un nombre» es mucho más de lo que parece. Nombrar tus cosas hace que tengas que dotarlas de significado, lo cual favorece la acción y hace posible la organización. Verás como te sorprende.

              Trabajando con ejecutivos a lo largo de los años, he comprobado una y otra vez por qué buena parte del proceso de implementación de GTD® hace que tanta gente se sienta empoderada: cuando identificamos adecuadamente y con precisión —por lo que son y por lo que significan para nosotros— las cosas que hemos permitido que entren en nuestro mundo interior o exterior, nos sentimos curiosamente liberados de ellas. Nombrar con precisión las cosas que están en nuestro mundo nos da poder sobre ellas, mientras que dejarlas sin nombrar les permite cierto dominio sobre nuestra mente.

              Diversos pueblos primitivos tienen la creencia de que dar a alguien tu nombre le confiere cierta capacidad para ejercer influencia sobre ti. No estoy seguro de si eso tiene algo de cierto. Pero, por mi propia experiencia, cuando se nombra algo que tiene un significado potencial para mí, se conoce más; y cuando se conoce, se libera su dominio potencial sobre mí.

              Por ejemplo, si etiquetaras toda tu basura con el nombre de «Mierda», probablemente te sentirías mucho mejor. Si alguien tuviera que llamar a una ambulancia porque te has descontrolado por completo, podrían en su lugar traer simplemente una gran caja etiquetada «Todas las cosas que no sé qué son ni qué hacer con ellas». Recorrerían todo tu entorno y echarían en esa caja todo lo que encajara en esa categoría. En una hora tendrías todo totalmente organizado: si no sabías dónde estaba algo, ahora sí sabrías dónde estaba.

              Lo mejor de todo sería que el resto de tu mundo ya no tendría ninguna de esas «cosas» en él y que una brisa fresca estaría soplando a través de tu psique.

              Un buen ejemplo de todo esto es tener una carpeta en una estantería sin etiqueta ni título en el lomo. La mayoría de la gente no es consciente de la ligera presión que esa cosa sin nombre mantiene sobre su cerebro. Pero si le pones una etiqueta bien visible, notarás que estás más tranquilo cada vez que pasas por delante. Lo mismo ocurre con las cajas de almacenamiento y los cajones de archivo.

              De forma más sutil, ¿tienes algún problema que aún no hayas identificado como proyecto? ¿Tienes algo en lo que has estado pensando y que necesita ser aclarado, resuelto o investigado, y que aún no tienes en una lista de proyectos (que puedas revisar regularmente para mantener todos tus asuntos en marcha)? ¿Tienes montones de cosas en tu oficina o en tu casa que tienen compromisos sin identificar (¿es para leer?, ¿para tirar?, ¿para archivar?)? ¿Hay cosas que crees que tienes que mover pero aún no has definido qué significa física o visualmente «mover» (siguiente acción)?

              Si lo haces, entonces hay buenas noticias para ti: el interior de esas cosas contiene una energía y libertad potenciales que están disponibles para ti… ¡si las nombras! Si no lo haces es justo lo contrario. El problema es que la mayoría de la gente nunca ha llegado a un punto en el que todo esté realmente categorizado de la manera adecuada, en función de todos los tipos diferentes de compromisos con ellos mismos y su cantidad.

              No sabrás la cantidad de restricciones con las que trabajas hasta que te deshagas de ellas y veas lo diferente que te sientes.

              Nombrar cualquier cosa que estemos experimentando disminuye su control sobre nosotros. Si me siento negativo, cuando me doy cuenta de ello y lo llamo «negatividad», inmediatamente tengo más libertad para elegir qué hacer con ella o sobre ella. Cuando sólo estoy en ella, sin reconocerla, ni tomar conciencia de ella ni aceptarla como lo que es, soy más su víctima que su dueño.

              Una gran clave es nombrar las cosas con la mayor precisión posible. Si lo nombramos mal, corremos el riesgo de encerrarnos en la limitación y el estancamiento. Decir «soy una persona totalmente desorganizada» probablemente no es cierto (si lo fuera, no podrías salir de la cama). Decir «mis pensamientos y el papeleo sobre mis finanzas están desorganizados» sería seguramente mucho más preciso y te dotaría de la energía y dirección hacia la resolución de la situación.

              Categorizar debe servir para liberar, no para restringir. Muchas personas evitan categorizar porque están evitando tomar una decisión sobre algo. ¿Debo leer este artículo? ¿Lo archivo? ¿Lo tiro? ¿Se lo paso a alguien? Pero en la libertad a corto plazo de no decidir, está la auto-limitación generada por la presión de que deberían decidir. Utilizo mi archivo Tickler como una herramienta para lidiar elegantemente con esto. A menudo tengo cosas en mi bandeja de entrada que todavía no sé qué hacer con ellas (sobre todo cosas particularmente interesantes que quiero comprar). Simplemente me pregunto «¿cuándo seré más inteligente?» y me pongo un recordatorio para que aparezca de nuevo más adelante. Está perfectamente bien decidir no decidir. Sólo necesitas nombrar esas cosas como tales y aparcarlas en un sistema de «decidir-no-decidir».

              La desorganización es simplemente una discrepancia entre dónde está algo y lo que significa para ti. La libertad viene de asegurarse de que todo tiene su placa de identificación adecuada, para que pueda estar donde corresponde.

              David Allen

              Cómo quitarte el ruido de la cabeza

                ¿Quieres liberarte del estrés? ¿Quitarte el ruido de la cabeza? En este artículo, David Allen comparte contigo las claves para conseguirlo.

                Si dejas que el cúmulo de tus compromisos se desborde, se genera una ansiedad en el ambiente y un estrés innecesarios. Dejarás que esto ocurra si utilizas tu psique en lugar de un sistema para controlar esos «asuntos pendientes».

                La única salida es gestionar un inventario completo, actual y objetivo de tus compromisos en un contenedor sin fisuras y a prueba de fugas (no en tu mente).

                Debes ser capaz de renegociar esos compromisos contigo mismo, en todo momento, para que no estén sobrecargando tu psique y minando tu autoconfianza. En otras palabras, sólo te puedes sentir bien con lo que no haces cuando sabes qué es lo que no haces.

                Estas son las claves para no tener nada en la cabeza (excepto lo que quieras tener en ella):

                • Ten siempre a mano y utiliza una herramienta de «captura» personal. Anota todas y cada una de las ideas potencialmente útiles y todos los deberes, necesidades y deseos, cuando y donde se te ocurran.
                • Ten siempre a mano y utiliza bolígrafos y blocs de notas en los lugares en los que habitualmente pienses, trabajes y/o te comuniques. Toma notas mientras hablas, piensas y escuchas. Si no tienes a mano las herramientas para anotar, te resistirás al proceso. Ten también blocs para tomar notas junto a todos los teléfonos.
                • Después de escribir en tus blocs, arranca y echa las notas en tu bandeja de entrada. Mantén los blocs despejados para nuevas entradas.
                • Procesa y vacía tu bandeja de entrada diariamente (como haces con tu buzón de voz). Si evitas decidir qué vas a hacer con el contenido de las notas, o lo que significan para ti, subvertirás todo el flujo más pronto que tarde.
                • Organiza como corresponda las acciones resultantes, los proyectos y el material de apoyo y referencia. Ten un buen sistema de listas que te permita agrupar cosas de la misma naturaleza (todas tus llamadas, todas los recados que tienes que hacer, etc.), además de un sistema de archivo —fácil de usar— para las notas de los proyectos.
                • Revisa tus listas de proyectos y posibles acciones con la suficiente constancia como para confiar en que no se te escapa nada. Al menos una vez a la semana repasa todos los proyectos para los que aún mantienes tu compromiso de terminarlos y qué es lo siguiente que tienes que hacer con cada uno de ellos.

                Si sigues estas pautas para controlar tus compromisos, descubrirás que (1) tendrás más consciencia y madurez sobre lo que te comprometes (empezarás a autorregularte más automáticamente), y (2) te sentirás cada vez con mayor comodidad ante una gran lista de cosas sin hacer.

                Ambos resultados son fundamentales para un estilo de vida y de trabajo sostenible.

                David Allen

                El punto crítico por dónde empezar con GTD®


                  Dominar GTD® es un camino que dura toda la vida y, aunque la implementación inicial puede generar ciertas dudas, esto nunca debería ser motivo para abandonar. En este artículo, David Allen deja claro que lo más importante es empezar y, además, te ofrece un buen número de ejemplos de por dónde hacerlo.

                  Personas de todo el mundo están descubriendo la metodología Getting Things Done y, a menudo, me preguntan: «¿Por dónde empiezo?». Han leído el libro, asistido a un seminario, oído hablar de ella en un podcast o a través de un amigo, y tienen suficiente inspiración o, al menos curiosidad, para probarla. Pero como el enfoque de GTD® incluye múltiples aspectos y componentes, se sienten un poco perdidas sobre cómo empezar.

                  Es también una pregunta que plantean las personas que se han «caído de la tabla» en su práctica de GTD®. Han saboreado los deliciosos aspectos de la productividad sin estrés que proporciona el proceso, pero se han ido relajando y han vuelto a caer de nuevo en la falta de claridad y el agobio. «¿Cuál es la mejor manera de volver a subirse a la tabla?».

                  Para todas y cada una de las personas que se encuentran en cualquiera de las categorías anteriores dispongo de un procedimiento —muy estricto y específico— que debe seguirse sin excepciones. Si se sigue, es una garantía de éxito. Si no, pues… buena suerte.

                  ¿Por dónde hay que empezar exactamente? (Espera, esto va a ser duro…).

                  Por cualquier sitio.

                  Sí, por cualquier sitio. Cualquier parte o componente del enfoque GTD® —si se aplica— te aportará, como mínimo, un poco más de claridad, enfoque y control, sin excepción. Y es muy probable que, al realizar cualquier acción, se cree un efecto de reverberación y se extienda a otras partes. Se trata de un modelo holístico, es decir, se puede trabajar cualquier pieza y ésta se sumará a toda la Gestalt.

                  Simplemente anota algo que tengas en mente o decide la siguiente acción sobre cualquier cosa en la que necesites avanzar. Limpia un armario. Permítete fantasear sobre dónde y cómo te gustaría estar dentro de cinco años. Cualquiera de esas acciones (o cien más) podría ser el desencadenante que te lleve a dar un siguiente paso.

                  Dicho esto, un buen punto de partida sería repasar la segunda parte del libro Getting Things Done (Organízate con eficacia en su versión traducida al español), que sirve de manual práctico de instrucciones —paso a paso— para guiarte en la implementación de GTD®. Por supuesto, también podrías contratar a una persona certificada como trainer por la David Allen Academy, que puede hacer lo mismo (virtualmente o en persona) con el impulso añadido de tener a alguien a tu lado acompañándote en el proceso (piensa en un entrenador personal en tu gimnasio).

                  Pero si estas opciones no te encajan en este momento, he enumerado a continuación algunos típicos puntos de partida realmente buenos. He utilizado cada uno de ellos muchas veces, tanto para mí como para clientes y amigos. No hay ningún peligro aquí: ¡nada de GTD® es como correr con tijeras! Todo es bueno. Elige lo que quieras:

                  • Anotar lo que tienes en mente. Esto es obvio si eres una persona familiarizada con GTD®. Pero para las personas principiantes, e incluso para las ya practicantes más sofisticadas, es un estribillo recurrente: ¡descarga! Incluso si te tomas sólo tres minutos para anotar las cosas que más te preocupan, lo estarás haciendo muy bien.
                  • Limpiar un cajón. No es broma. Es una de las mejores terapias del mundo para recuperar el control psicológico. Y, a menos que te hayas mudado a un nuevo lugar esta mañana, siempre hay un cajón que limpiar.
                  • Comprar algún material que te apetezca. Un nuevo bloc de notas, una pluma estilográfica o un bolígrafo de escritura elegante, alguna aplicación nueva que hayas visto que alguien utiliza de forma realmente productiva, una trituradora de papel, una etiquetadora, una bandeja de entrada de aspecto profesional, carpetas o sobres de plástico… cualquier cosa que te guste y que te sea útil para capturar u organizar mejor. Los buenos «juguetes» pueden ser mágicos en este sentido.
                  • Abordar una pila de algo. Es probable que haya al menos una pila de cosas en algún lugar de tu entorno a la que te has vuelto algo insensible, aunque sabes que contiene cosas que hay que clasificar y organizar: tirar, archivar o curar para próximas acciones o proyectos.
                  • Eliminar una carpeta de correo electrónico. Seguro que hay al menos una que está obsoleta y puedes tirar.
                  • Purgar un cajón del archivador. De manera similar, pero un poco más rigurosa que tratar con una pila, esto a menudo puede surtir un gran efecto a la hora de ponerte en marcha. Todo lo que hay en tus cajones y archivadores tuvo su razón de ser en algún momento, pero el tiempo ha cambiado el significado de muchas cosas. La basura se autogenera, no se autodestruye.
                  • Hacer un recorrido en busca de acciones de dos minutos. Levántate y recorre tu oficina o tu casa en busca de cualquier cosa que necesites hacer y a la que puedas aplicar la regla de los dos minutos. Cambia una bombilla. Aprieta lo que sea con un destornillador. Sube o baja un asiento. Endereza ese cuadro. Pon esas botas en su sitio.
                  • Definir y llevar a cabo la siguiente acción sobre algo nuevo que te apetece hacer. Un lugar de vacaciones por explorar, un pasatiempo creativo que iniciar, un evento especial que organizar.

                  Todo esto (y mucho más) formaría parte, en cualquier caso, de una implementación completa de GTD®. Y si al realizar alguno de estos tipos de actividades empieza a fluir tu productividad, sería prudente canalizar esa energía hacia el siguiente nivel en alguna de tus prácticas de captura, aclarado, organización, reflexión y ejecución. Todas las personas necesitamos asegurarnos de que hemos bajado el listón lo suficiente, en lo que sea, como para ponernos en marcha. Luego celebramos las victorias fáciles y avanzamos hacia las más grandes.

                  David Allen

                  Persevera hasta alcanzar una «mente como el agua»


                    David Allen fue en su juventud cinturón negro de kárate y, por este motivo, es muy habitual encontrar metáforas relacionadas con las artes marciales en sus escritos, conferencias e incluso en las formaciones de Getting Things Done®. En el artículo que te presentamos a continuación explica la importancia de alcanzar el estado de «mente como el agua» para ser personas efectivas y cómo lograrlo.

                    Hay una diferencia de años luz entre un sistema que «sólo» contiene muchos de nuestros compromisos y uno que contiene el 100% de ellos. Pocas personas han conseguido tener la cabeza totalmente vacía, con absolutamente todos y cada uno de los proyectos, acciones y potenciales compromisos —que en algún momento hemos contraído con nosotros mismos y con los demás— fuera de ella y disponibles en un formato fácilmente revisable.

                    Me quito el sombrero ante la gente que trata de mantener listas de recordatorios de cosas por hacer, pero en listas incompletas. Le están dando a su mente un trabajo enorme e innecesario. Si tu sistema no tiene todo lo que debería tener, no tendrás confianza total en él y tu motivación para mantenerlo y actualizarlo será mínima.

                    Si tu lista «@Llamadas» no contiene los recordatorios de todas y cada una de las llamadas que necesitas hacer en relación a cualquiera de tus asuntos, entonces tu mente todavía tendrá que hacer el trabajo de recordar las que falten cuando estés con el teléfono en la mano. Y, probablemente, dejes notas de estas llamadas que faltan en tu escritorio o en tu ordenador. No podrás confiar plenamente en tu intuición sobre qué llamada hacer de las que tienes en la lista, ya que todavía tienes que hacer el trabajo de recordar y definir todas las opciones que faltan. Si tu agenda de contactos está sólo parcialmente completa, probablemente no encuentres la motivación para mantenerla al día, incorporando en ella las nuevas tarjetas de visita que te van dando.

                    Si algunos de los recados que tienes que hacer están en una lista, pero otros no lo están, tu mente, de camino a casa, sigue intentando recordar lo que tienes que hacer. Si has identificado algunos proyectos, pero otros muchos siguen sin ser capturados, nunca tendrás la seguridad de que algo importante no se te esté pasando por alto en alguna parte. Y debido a que estos inventarios de cosas por hacer están incompletos, a menudo nos crean más presión de la que nos alivian. Sabemos inconscientemente que no lo tenemos todo frente a nosotros y esto nos genera desconfianza en las herramientas. La mente continúa estando obligada a seguir acordándose y recordándonos, lo que no se le da particularmente bien.

                    La mayoría de la gente confía en su calendario. ¿Por qué? Sus mentes están relativamente tranquilas con las citas porque saben que las tienen todas capturadas y que no les falta nada en el sistema. ¿Cuál es la diferencia con el resto de compromisos? ¿Por qué la gente no los tiene también en un sistema igual de completo y en el que tenga el mismo nivel de confianza? Probablemente porque hay una cantidad finita de elementos de calendario y son relativamente inequívocos. Pero el calendario suele contener sólo alrededor del 5% del total de compromisos que realmente tenemos; el resto de ellos tiene que hacerse en relación o al margen de nuestras citas y, a menudo, no están tan claros como lo están estas. Pero el principio es el mismo. Podemos alcanzar un nivel de confianza similar sobre nuestras vidas y trabajo, pero sólo si gestionamos todas esas cosas accionables de manera tan rigurosa y completa como lo hacemos con nuestro calendario.

                    ¿Cómo sabrás que tu inventario de recordatorios y categorías está completo? ¿Cuándo sabrás cuánto tienes fuera de tu cabeza y dentro de tu sistema? ¡Sólo sabrás cuánto queda cuando no quede nada!

                    O tu cabeza es el mejor sitio para guardar todos tus compromisos, o no lo es (te puedes imaginar por qué opción voto yo). No puedo imaginar ninguna justificación razonada para quedarse a medio camino. Sin embargo, la mayoría de la gente todavía tiene más de la mitad de su vida en su cabeza. Y un sistema parcial es casi peor que ninguno. Como a mi mentor favorito le gusta recordarme de vez en cuando —en lo que respecta a los compromisos de la vida en general— si te comprometes al 100% con algo es mucho más fácil que si sólo te comprometes al 99%.

                    David Allen

                    GTD® Destilado

                      En esta ocasión David Allen comparte una situación en la que las personas que formamos parte de OPTIMA LAB nos encontramos casi cada día. ¿Cómo resumir de qué va GTD® en pocas palabras?

                      Desde que se publicó mi primer libro, me han hecho numerosas entrevistas de radio y televisión, en las que te dan unos cincuenta y tres segundos para compartir con todo el mundo las claves para tener salud, riqueza y felicidad. Así que me han obligado a destilar mi mensaje a lo esencial.

                      Una pregunta típica es: «David, ¿qué se interpone en nuestro camino para ser productivos?» Aquí está mi respuesta:

                      «No es una cosa, sino cinco, y todas ellas en el mismo pack: La gente lo guarda todo en su cabeza. No deciden lo que tienen que hacer con las cosas que saben que tienen que hacer. No organizan sus recordatorios y el material de apoyo en categorías funcionales. No tienen ni revisan un inventario completo y objetivo de sus compromisos. Y, finalmente, desperdician energía y se agotan permitiendo que su actividad se vea dirigida por lo último —y más ruidoso— que les ha entrado: esperando que sea lo correcto, pero sin sentir nunca el alivio de saber si lo es».

                      (¿Cómo lo hago?)

                      Sólo he señalado las peores prácticas de los cinco pasos de la gestión del flujo de trabajo: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. No puedo darle a la persona que me entrevista un ÚNICO problema. Obviamente, la mayoría de las personas guardan las cosas en su cabeza, lo cual ya cortocircuita el proceso al empezar. Muchas personas apuntan un montón de cosas, aunque no deciden las siguientes acciones, lo que hace que estas listas sean operativamente disfuncionales. Pero incluso si piensan en las acciones necesarias, no organizan el recordatorio en un lugar donde lo puedan ver cuando estén en el contexto necesario para poder realizar esa acción. Y aunque lo hicieran, en una explosión de inspiración productiva, la mayoría deja que sus sistemas queden rápidamente desactualizados y se vuelvan incoherentes. Y sin el cuidado ni el mantenimiento, y la constante utilización de sus herramientas de pensamiento ejecutivo objetivo, toda la información se escurre de nuevo a su memoria RAM psíquica. La vida y el trabajo se convierten en respuestas reactivas en lugar de distintas opciones de acción claramente orientadas.

                      «Entonces, David, ¿qué necesitamos hacer?» (¡Algunas entrevistas cuentan con cincuenta y tres segundos adicionales!).

                      «Una combinación de cinco hábitos y mejores prácticas. Saca todo de tu cabeza. Toma decisiones sobre las acciones necesarias cuando las cosas aparecen, no cuando explotan. Organiza los recordatorios de tus resultados y de sus siguientes acciones en categorías adecuadas. Mantén tu sistema actualizado y completo, y revísalo lo suficiente como para confiar en todo momento en tus elecciones intuitivas sobre lo que estás haciendo, y lo que no estás haciendo.

                      Supongo que podría haberlo simplificado aún más: «Concéntrate en los resultados deseados e identifica en todo momento la siguiente acción de lo más importante». Pero, ¿quién no sabe eso? El gran desafío es la implementación consistente de este principio, integrádolo por completo con cada aspecto de nuestra vida. Y eso no es tan fácil.

                      David Allen