En esta ocasión te compartimos la respuesta de David Allen a una pregunta relacionada con las «dichosas» reuniones y el correo electrónico. Estamos seguros de que te va a resultar muy útil.

Pregunta: Paso tanto tiempo entre la maleza, intentando apagar fuegos y cumplir con mis tareas diarias, que rara vez pienso y mucho menos encuentro tiempo para cumplir los objetivos, la visión y los propósitos que quiero para mi vida. ¿Cómo voy a conseguir realmente lo que más me importa si lo único que parece atraer mi atención es el correo electrónico y las reuniones?

David Allen: ¡Bienvenido a un enorme club! La mayoría de las personas que conozco, especialmente las que trabajan en un mundo profesional ajetreado, caen fácilmente víctimas de «lo último y lo más ruidoso», es decir, de aquellas cosas que nos toman el pelo y secuestran nuestra atención. El correo electrónico y las reuniones son dos culpables especialmente frecuentes en este sentido.

Ahora bien, el correo electrónico y las reuniones son herramientas extremadamente importantes para la mayoría de nosotros, y pueden ser muy eficaces para hacer las cosas de forma productiva y eficiente; no «disparemos» a los medios. Pero, ¿cuál es el verdadero problema? Hay al menos dos:

1. El propósito de los correos electrónicos y las reuniones es a menudo poco claro, incluso innecesario.
2. No has hecho adecuadamente operativos tus compromisos a largo plazo, lo que te lleva a caer en el problema n.º 1.

El problema n.º 1 es generalizado, sin duda. A menudo se envían correos electrónicos (sobre todo en cc:) para «mantener a todo el mundo al tanto» cuando, en realidad, la razón es la falta de claridad sobre quién está realmente al mando, quién necesita saberlo y cuándo se debe actuar. Lo mismo ocurre con las reuniones. Con demasiada frecuencia, se reúnen grupos de personas para tratar algo que podría haberse solucionado si las responsabilidades y su titularidad estuvieran claras. Las malas reuniones llevan a malos correos electrónicos, que a su vez llevan a malas reuniones y así, hasta la saciedad. (Este es un tema para otra newsletter, seguro).

El problema n.º 2 es el verdadero culpable y tiene múltiples aspectos. En primer lugar, ¿tienes un inventario claramente articulado de tus objetivos, visión y propósitos? Si no es así, esa es tu primera tarea.

Si aún no lo has hecho, coge papel y lápiz, o el ordenador, y escribe tu mejor estimación sobre el propósito de tu vida. A continuación, elabora un escenario ideal (en varios párrafos) sobre cómo sería, sonaría y se sentiría para ti un futuro «éxito rotundo». Termina identificando las cosas clave que tendrías que hacer en los próximos uno o dos años para conseguirlo.

Una vez hecho esto (y quizás ya lo hayas hecho), la pregunta clave que debes hacerte y responderte es: «¿Cuál es la siguiente acción para que todo o parte de esto suceda?». Si no tuvieras nada más que hacer en tu vida en este momento que emprender una acción física, visible y muy específica hacia el resultado o resultados deseados, ¿cuál sería esa acción? ¿Enviar un correo electrónico? ¿Buscar en Internet? ¿Mantener una conversación con tu pareja? ¿Cuál?

Para la mayoría de la gente, a largo plazo significa: «Algún día querré…». Mientras que un resultado realmente comprometido es algo del ahora. Es un objetivo sobre el que haces algo ahora y que puede tardar más que otras cosas en completarse.

Sin esas próximas acciones específicamente definidas, serás presa de todas las distracciones del trabajo y de la vida cotidiana. Esto se debe a que es más fácil dejar que estos puntos de la agenda diaria te den estructura y estabilidad, y una sensación de productividad a corto plazo (por muy subóptima que sea), frente a tener que pensar y decidir realmente lo que necesitas hacer para hacer realidad tu visión.

Una vez que tienes claro adónde quieres llegar y qué debes hacer para conseguirlo, es mucho más fácil evaluar el valor de los adornos brillantes de tu mundo que tanto pueden distraerte. Eso no significa que puedas evitar las reuniones y el correo electrónico. Simplemente, sabrás mejor cuánto tiempo y energía dedicarles y confiarás en que sigues avanzando en la dirección correcta.

No puedo evitar sugerir también que uno de los mayores obstáculos para lo que he sugerido más arriba es la falta de recopilación, clarificación y organización de todas las cosas que tienen tu atención ahora —pequeñas o grandes, personales o profesionales—. Esto crea una acumulación mental que a su vez te hace sentir abrumado. Esto, a su vez, reduce enormemente tu inspiración y tu capacidad para reflexionar sobre la relación entre tu gran juego y tus realidades cotidianas. Una vez que implementas la metodología GTD, es mucho más fácil integrar y navegar por todos esos compromisos.