Una vez más David Allen nos comparte una pincelada sobre el núcleo de GTD. Tres comportamientos clave para ser personas efectivas. En tu caso, ¿hasta qué punto los tienes interiorizados? 

Hay tres cosas que tienen que ocurrir para definir nuestro trabajo y ser lo más productivos posible en él. Y estas tres cosas no suceden por sí solas. Tenemos que entrenarnos para hacer las tres y, hasta que las interioricemos como comportamientos automáticos y habituales, tenemos que disciplinarnos para hacerlas.

TENEMOS QUE:

1. Tomar decisiones sobre lo que vamos a hacer con nuestras «cosas» y las siguientes acciones necesarias para hacerlo (¿cómo sería «hacer»?). Las «cosas» no son accionables hasta que hemos decidido el resultado y el siguiente paso para avanzar hacia él. Las cosas en las listas, en los montones y en el correo electrónico generalmente nos repelen en lugar de atraernos. Y esto no cambia hasta que decidimos cuál es exactamente nuestra intención sobre ellas y si el siguiente paso es una llamada, redactar una respuesta, comprar clavos, hablar con alguien, etc.

2. Anotar esos resultados y acciones si no los hacemos en el momento en que los pensamos. Incluso si decidimos lo que tenemos que hacer con respecto a algo, si lo archivamos en la «RAM psíquica», corremos un grave riesgo de perder de vista la opción y (peor aún) creamos un fracaso inmediato y un estrés innecesario. La «RAM psíquica» no tiene sentido del pasado y del futuro y cree que debemos hacer todo lo que hay ahí de una vez.

3. Mirar los recordatorios (cuando podemos usarlos efectivamente y avanzar con ellos). Incluso si has decidido que el siguiente paso es una llamada telefónica que tienes que hacer, y lo has anotado en algún sitio, si no miras el recordatorio cuando estás ante el teléfono con tiempo para hacer llamadas, te arriesgas a perder la oportunidad de avanzar en algo que podría ser la mejor opción, considerando todas las variables. Cuando estás en un determinado contexto, para ser eficiente necesitas ver todas las cosas que se podrían hacer en esos contextos.

Estos tres comportamientos combinados son un conjunto de habilidades maestras para el trabajo del conocimiento. Sin embargo, prácticamente todas las personas con las que me encuentro en el mundo profesional podrían mejorar significativamente la constancia con la que realizan estas tres actividades críticas de productividad.

No se nos enseñó esto mientras crecíamos. El mundo laboral de nuestros padres no exigía estos comportamientos críticos del trabajo del conocimiento. La gente se limitaba a llegar y hacer lo que obviamente había que hacer: lo veían delante de ellos.

Pocas personas trabajan ya en ese tipo de mundo. Hoy en día, cualquiera que llegue y espere trabajar en lo que tiene visiblemente delante de él, está esperando un mundo retro que no existe, y es probable que esté experimentando un estrés creciente que no va a mejorar.

David Allen