En esta ocasión David Allen nos habla de cuatro dinámicas clave para incrementar nuestra productividad. Cuatro cosas que no ocurren por sí solas. Por ello, tenemos que tomar conciencia de que existen y trabajarlas.

Todos podemos ser más productivos, como individuos y organizaciones. Siempre se puede añadir valor simplemente con los recursos de que disponemos. Pero, ¿qué es lo que aumenta la productividad? No son más recursos, por regla general. Más dinero que produce el mismo resultado por dólar gastado no es ninguna mejora. Lo que genera más por la energía invertida es la inserción consciente de al menos una de las cuatro cosas que no ocurren por sí solas: limpieza, enfoque, estructuración y acción.

(1) Limpieza y claridad. Cualquier actividad que no gestione adecuadamente sus propios residuos va a aumentar la carga del sistema y va a causar un esfuerzo innecesario para soportar y lidiar con los residuos. ¿Qué es lo que ya no se necesita? Viejos proyectos, políticas y procedimientos obsoletos, viejos compromisos no renegociados, toxinas corporales colgadas – cualquier cosa que ocupe espacio y atención y no cree valor, cuando se elimine, aumentará el flujo y la producción automáticamente. Pero se necesita intención y acción para eliminar las cosas, que se vuelven cada vez más inertes si no se les infunde un interés consciente.

(2) Concentración. Las fuerzas psíquicas y físicas se movilizan automáticamente con el enfoque y se dispersan y agotan rápidamente sin él. ¿Cuál es el propósito… de esta reunión, esta propuesta, estas vacaciones, este departamento, este escritorio, este trabajo? ¿Qué pretendemos hacer? ¿Adónde vamos? Las respuestas claras a estas preguntas crean energía que produce resultados con menos esfuerzo. Pero hace falta enfoque para dirigir un foco. Si no se presta atención, la distracción entra como un ladrón en la noche.

(3) Estructuración. Mira a tu alrededor las estructuras físicas que ves ahora mismo. Existen no como valor en sí mismas, sino por lo que crean: comodidad, protección, apoyo, comunicación, enfoque, visibilidad, con un gasto mínimo de energía. Si no hubiera estructuras, nos costaría muchísimo mantener esas experiencias solo con nuestros propios cuerpos. Sin una lista de todos nuestros recados a mano cuando estamos fuera de casa, es probable que no seamos tan productivos como podríamos. Si no hay nadie designado para responder al teléfono, todo el mundo tiene que prestarle atención cuando suena. Si mis pinceles no están en orden, estoy limitando mi expresión creativa. Las estructuras no aparecen solas. Las personas productivas siempre se preguntan: ¿Cómo puedo organizar y agilizar mejor lo que estoy haciendo?

(4) Acción. Es más fácil moverse cuando uno ya está en movimiento. Se necesita menos esfuerzo para redirigir algo que va en la dirección equivocada que poner algo en marcha desde el principio. El miedo a lo desconocido y a las posibles consecuencias negativas de la imperfección puede crear fácilmente la parálisis del análisis. Si algo tiene que ser diferente de lo que es y aún no se ha decidido la «próxima acción», tenderá a ser una angustia debilitante, así como un movimiento nulo. Iniciar un simple paso físico siguiente suele ser la clave para liberar la energía almacenada y generar un impulso productivo. Pero mantener la mente firme hacia un punto de acción requiere una concentración de intención.

Cualquiera de estas cuatro dinámicas puede mejorar la calidad y la cantidad de tus resultados, pero cada una requiere un esfuerzo consciente para emplearlas. Y cualquiera de ellas, infrautilizada, puede socavarla.

Puedes tener un departamento limpio, centrado y activo que carezca de buenas descripciones de trabajo, y no será tan eficaz como podría ser. Un equipo puede estar bien estructurado, trabajar horas extras, con bandejas de entrada limpias y, sin embargo, no estar centrado en lo que tiene que hacer adecuadamente. Y podrías tener un ejecutivo muy orientado a los objetivos y organizado, con toneladas de comunicaciones y compromisos incompletos que le pesan como un albatros.

Una persona con un alto rendimiento sostenible se centra en lo que es importante, capta y organiza todos los bucles abiertos que siguen siendo relevantes para su vida y su trabajo, y actúa constantemente en expresar y completar lo que les corresponde hacer. Si no estás operando desde ese lugar tanto como te gustaría, ¿cuál de estas áreas relevantes para la productividad es tu punto débil ahora mismo? ¿Cuál podría ser la oportunidad de mejora para su organización, o para su familia? ¿Son las cosas tan limpias, enfocadas, estructuradas y activas como podrían o necesitan ser en todas las áreas significativas? ¿Cuál sería una buena estrategia de inversión?

David Allen