Una buena organización es crucial para ser una persona efectiva. Aun así, muchas personas desconocen qué hay realmente detrás de esta palabra. Y es que, como dice Allen al final del artículo, se trata de «un asunto tan sencillo como complejo».

Estás desorganizado si necesitas algo que no tienes donde estás o si donde estás tienes algo que no necesitas.

Si tienes un teléfono y tiempo disponible (y quieres ser productivo), necesitas tener a la vista la lista completa de todas las llamadas que quieres hacer. De lo contrario, no tienes la información que necesitas —en el formato que necesitas— para recordar lo que has acordado contigo mismo que quieres que se te recuerde cuando lo necesites.

Si estás intentando preparar una cena encantadora de cinco platos pero las encimeras de la cocina siguen llenas con los platos de la noche anterior, no estás organizado. Hay cosas en el camino que no necesitas.

En cualquiera de los dos casos anteriores no estás organizado, al menos no tanto como podrías estarlo desde tu propia perspectiva.

Un ejercicio que he hecho en mis seminarios es que todos busquen en sus bolsos o carteras y saquen algo que no debería estar permanentemente allí y que, aún así, lleva allí mucho más que unas cuantas horas (además del dinero). Casi todos tienen al menos una cosa en esa categoría: un recibo, una tarjeta de visita, un trozo de papel con notas garabateadas, un viejo ticket de aparcamiento.

Son cosas cuya ubicación no se corresponde con su significado para la persona que las tiene. Si el objeto no tiene más utilidad, es basura, pero no está en la basura. A menudo es algo que necesitan guardar en otro lugar: es una referencia, pero no está debidamente accesible como tal. A veces es algo sobre lo que necesitan hacer alguna cosa, pero no está en un lugar que les recuerde que deben hacerlo. Hay una falta de coherencia entre lo que significa esa cosa y el lugar donde está.

Mucha gente sostiene que tener sus cosas amontonadas es lo que quieren y que esa es la mejor manera de organizarse. Pero la mayoría de las cosas amontonadas que la gente tiene a su alrededor contienen una mezcla de cosas para leer (acciones para cuando tengan tiempo de leer), cosas para guardar a las que quieren tener acceso (referencia), cosas para tirar (basura) y cosas sobre las que todavía tienen que decidir qué hacer (bandeja de entrada).

El estrés de fondo que producen esos montones de cosas atascadas genera un «callo psíquico» que hace que nos insensibilicemos ante los montones, al menos lo suficiente como para dejar de hacer algo al respecto.

Pero, para ser exactos, aun con esos montones, podrías llegar a estar «organizado». Todo es relativo: si realmente has decidido que cincuenta kilos de material de papel diverso amontonado por toda tu oficina es un reflejo de lo que realmente significan (por ejemplo, todo esto son cosas por las que sólo quiero sentirme ligeramente presionado pero no hacer nada en realidad y que quiero poder encontrar en un periodo de tiempo relativamente corto si tengo que hacerlo), entonces estás organizado. De hecho, estarías desorganizado si realmente cambiaras algo de esas pilas.

Debemos esforzarnos por alcanzar la simplicidad que hay más allá de la sofisticación.

Entonces, ¿cómo traducimos el significado de algo en organización? Coge cualquier cosa que tengas a tu alrededor y te estés preguntando qué hacer con ella y aplica una sencillo conjunto de fórmulas:

• No lo necesito ni lo quiero = Basura.
• Todavía tengo que decidir qué significa para mí = Elemento en la bandeja de entrada.
• Puede que necesite conservar esta información = Referencia.
• Lo utilizo = Equipo y suministros.
• Me gusta verlo = Decoración.
• Cuando pueda hacer algo con ello, quiero verlo como una opción = Recordatorio de la siguiente acción, revisado cuando y donde pueda hacerlo.
• Necesito que me recuerden este resultado a corto plazo al que me he comprometido = Elemento de la lista de proyectos, revisado semanalmente.
• Necesito tener esto a mano cuando me enfrasque en el proyecto = Material de apoyo.
• Podría querer comprometerme con esto en cualquier momento en el futuro = Elemento de la lista Algún día/Tal vez.
• Podría querer comprometerme con esto en o después de un momento específico en el futuro = Elemento calendarizado o incubado para su revisión en una fecha futura específica.
• Quiero lograr este resultado más «amplio» = Metas, objetivos, visiones que revisas en algún intervalo más largo (también conocido como Horizontes de Enfoque de nivel superior).
• Es algo que está haciendo otra persona y que me interesa = Elemento de la lista de espera, revisado al menos semanalmente.

Prueba esto con cualquier cosa que encuentres a tu alrededor en el trabajo o en la vida y que creas que necesitas saber cómo organizarla. Las herramientas de organización no deberían ser tan misteriosas: sólo sirven para apoyar estas diversas funcionalidades.

Esto es simple sentido común. Entonces, ¿por qué tanta gente siente que necesita ser más organizada? Porque la mayoría evita decidir qué significan realmente muchas cosas para ellas, lo que hace imposible saber qué hacer con ellas.

Y lo que es más espinoso aún es que incluso si se «organizan» según estos sencillos criterios, es muy probable que se desorganicen rápidamente. Con el tiempo (y a menudo en muy poco) las cosas cambian de significado. La revista ya no es el tema de actualidad, el proyecto ya no es algo con lo que nos comprometemos a actuar, y la buena idea ya no es tan buena. Así que, aunque nos organicemos, las cosas se desorganizan por sí solas. Organizarse es un proceso dinámico que exige una reevaluación constante, un replanteamiento y una renegociación de la importancia de las cosas en nuestro entorno físico y psicológico.

No le decimos a la gente cómo organizarse. Sólo les ayudamos a casar lo que significan las cosas con el lugar en el que están. Un asunto tan sencillo como complejo.

David Allen