Cómo gestionar las notas de las reuniones

    Hoy te presentamos un artículo eminentemente práctico que creemos que te va a ser de mucha utilidad. En él, David Allen te habla sobre cómo gestionar las notas que tomas en las reuniones y te propone soluciones.

    Un mal hábito muy común con el que me he topado en los últimos años trabajando con directivos y ejecutivos es la acumulación de notas de reuniones sin procesar. Es casi desgarrador ver el esfuerzo que supone la creación de reuniones y la captura de lo que ocurre, y el estrés que se crea y el valor que se pierde por la gestión irresponsable de los resultados. Al menos el 80% de los profesionales con los que trabajo tienen notas de reuniones sin procesar, amontonadas en cuadernos de espiral, carpetas, cajones y pilas de papeles.

    Estas son algunas de las claves para gestionar las notas de las reuniones con eficacia:

    → Procesa las notas de la reunión (1) determinando las acciones necesarias y (2) transmitiendo y almacenando la información útil.

    • ¿Qué hay que hacer ahora, según la reunión? ¿Y quién lo va a hacer? Asegúrate de decidir si tienes proyectos y elementos accionables. Si es así, decide las próximas acciones sobre ellos y haz un seguimiento de las mismas en tu sistema de recordatorios. ¿Hay algún objetivo que otras personas se hayan comprometido a cumplir y que a ti te interese? Si es así, haz un seguimiento de los mismos en tu lista de recordatorios «A la Espera».
    •  ¿Necesita alguien más que le pongas al día o que le informes? Si es así, comunícaselo adecuadamente.
    • ¿Hay alguna información que se haya compartido y que no tenga ninguna acción vinculada, pero que posiblemente se necesite recuperar en el futuro? Si es así, introdúcela en tu sistema de referencia —en archivos de apoyo o de información organizados por proyecto, tema o asunto—. Actualiza los historiales de los clientes y los informes de estado de los proyectos.

    → Revisa y procesa sistemáticamente tus notas:

    • Pon las notas de las reuniones en tu bandeja de entrada tan pronto como puedas o
    • Utiliza un sistema para ir tachando tus notas pendientes cuando las hayas revisado lo suficiente en búsqueda de acciones
      e información que conservar.

    Si te gusta escribir notas en blocs de papel rayado (como hago yo), la opción (1) es la mejor. Sólo tienes que arrancar las notas en cuanto termines la reunión y ponerlas en tu bandeja de entrada hasta que puedas revisarlas en busca de acciones e información para guardarlas como referencia/apoyo. Una ventaja respecto a la toma de notas en forma de diario es que las páginas originales de las notas pueden tirarse cuanto antes, o bien pueden guardarse como material de apoyo en carpetas de proyectos o temas, si eso puede ser útil o reconfortante como copia de seguridad más adelante.

    Si utilizas un cuaderno de espiral o de hojas sueltas para escribir un diario cronológico (como hacen muchos ejecutivos), entonces (2) funciona, pero debes tener el hábito de revisar esas notas con regularidad y tener alguna forma de codificar que las notas han sido procesadas, ya sea tachando los párrafos con una X, o poniendo marcas de verificación en los márgenes, dibujando líneas a través de la página entre reuniones, pensamientos o elementos capturados. Tiene que quedar claro lo que se ha procesado y lo que aún no.

    La ventaja de este método es que puedes tener las notas procesadas a mano para desandar lo andado si es necesario y si ya llevas habitualmente un cuaderno por cualquier otro motivo, entonces es una cosa menos que llevar. Si trabajas con una agenda de hojas sueltas, te recomiendo que tomes notas en una sección de «notas» y que al menos una vez a la semana limpies todas las páginas anteriores para empezar de cero.

    David Allen