Dominar GTD^® es un camino que dura toda la vida y, aunque la implementación inicial puede generar ciertas dudas, esto nunca debería ser motivo para abandonar. En este artículo, David Allen deja claro que lo más importante es empezar y, además, te ofrece un buen número de ejemplos de por dónde hacerlo.

Personas de todo el mundo están descubriendo la metodología Getting Things Done y, a menudo, me preguntan: «¿Por dónde empiezo?». Han leído el libro, asistido a un seminario, oído hablar de ella en un podcast o a través de un amigo, y tienen suficiente inspiración o, al menos curiosidad, para probarla. Pero como el enfoque de GTD^® incluye múltiples aspectos y componentes, se sienten un poco perdidas sobre cómo empezar.

Es también una pregunta que plantean las personas que se han «caído de la tabla» en su práctica de GTD^®. Han saboreado los deliciosos aspectos de la productividad sin estrés que proporciona el proceso, pero se han ido relajando y han vuelto a caer de nuevo en la falta de claridad y el agobio. «¿Cuál es la mejor manera de volver a subirse a la tabla?».

Para todas y cada una de las personas que se encuentran en cualquiera de las categorías anteriores dispongo de un procedimiento —muy estricto y específico— que debe seguirse sin excepciones. Si se sigue, es una garantía de éxito. Si no, pues… buena suerte.

¿Por dónde hay que empezar exactamente? (Espera, esto va a ser duro…).

Por cualquier sitio.

Sí, por cualquier sitio. Cualquier parte o componente del enfoque GTD^® —si se aplica— te aportará, como mínimo, un poco más de claridad, enfoque y control, sin excepción. Y es muy probable que, al realizar cualquier acción, se cree un efecto de reverberación y se extienda a otras partes. Se trata de un modelo holístico, es decir, se puede trabajar cualquier pieza y ésta se sumará a toda la Gestalt.

Simplemente anota algo que tengas en mente o decide la siguiente acción sobre cualquier cosa en la que necesites avanzar. Limpia un armario. Permítete fantasear sobre dónde y cómo te gustaría estar dentro de cinco años. Cualquiera de esas acciones (o cien más) podría ser el desencadenante que te lleve a dar un siguiente paso.

Dicho esto, un buen punto de partida sería repasar la segunda parte del libro Getting Things Done (Organízate con eficacia en su versión traducida al español), que sirve de manual práctico de instrucciones —paso a paso— para guiarte en la implementación de GTD^®. Por supuesto, también podrías contratar a una persona certificada como trainer por la David Allen Academy, que puede hacer lo mismo (virtualmente o en persona) con el impulso añadido de tener a alguien a tu lado acompañándote en el proceso (piensa en un entrenador personal en tu gimnasio).

Pero si estas opciones no te encajan en este momento, he enumerado a continuación algunos típicos puntos de partida realmente buenos. He utilizado cada uno de ellos muchas veces, tanto para mí como para clientes y amigos. No hay ningún peligro aquí: ¡nada de GTD^® es como correr con tijeras! Todo es bueno. Elige lo que quieras:

• Anotar lo que tienes en mente. Esto es obvio si eres una persona familiarizada con GTD^®. Pero para las personas principiantes, e incluso para las ya practicantes más sofisticadas, es un estribillo recurrente: ¡descarga! Incluso si te tomas sólo tres minutos para anotar las cosas que más te preocupan, lo estarás haciendo muy bien.
• Limpiar un cajón. No es broma. Es una de las mejores terapias del mundo para recuperar el control psicológico. Y, a menos que te hayas mudado a un nuevo lugar esta mañana, siempre hay un cajón que limpiar.
• Comprar algún material que te apetezca. Un nuevo bloc de notas, una pluma estilográfica o un bolígrafo de escritura elegante, alguna aplicación nueva que hayas visto que alguien utiliza de forma realmente productiva, una trituradora de papel, una etiquetadora, una bandeja de entrada de aspecto profesional, carpetas o sobres de plástico… cualquier cosa que te guste y que te sea útil para capturar u organizar mejor. Los buenos «juguetes» pueden ser mágicos en este sentido.
• Abordar una pila de algo. Es probable que haya al menos una pila de cosas en algún lugar de tu entorno a la que te has vuelto algo insensible, aunque sabes que contiene cosas que hay que clasificar y organizar: tirar, archivar o curar para próximas acciones o proyectos.
• Eliminar una carpeta de correo electrónico. Seguro que hay al menos una que está obsoleta y puedes tirar.
• Purgar un cajón del archivador. De manera similar, pero un poco más rigurosa que tratar con una pila, esto a menudo puede surtir un gran efecto a la hora de ponerte en marcha. Todo lo que hay en tus cajones y archivadores tuvo su razón de ser en algún momento, pero el tiempo ha cambiado el significado de muchas cosas. La basura se autogenera, no se autodestruye.
• Hacer un recorrido en busca de acciones de dos minutos. Levántate y recorre tu oficina o tu casa en busca de cualquier cosa que necesites hacer y a la que puedas aplicar la regla de los dos minutos. Cambia una bombilla. Aprieta lo que sea con un destornillador. Sube o baja un asiento. Endereza ese cuadro. Pon esas botas en su sitio.
• Definir y llevar a cabo la siguiente acción sobre algo nuevo que te apetece hacer. Un lugar de vacaciones por explorar, un pasatiempo creativo que iniciar, un evento especial que organizar.

Todo esto (y mucho más) formaría parte, en cualquier caso, de una implementación completa de GTD^®. Y si al realizar alguno de estos tipos de actividades empieza a fluir tu productividad, sería prudente canalizar esa energía hacia el siguiente nivel en alguna de tus prácticas de captura, aclarado, organización, reflexión y ejecución. Todas las personas necesitamos asegurarnos de que hemos bajado el listón lo suficiente, en lo que sea, como para ponernos en marcha. Luego celebramos las victorias fáciles y avanzamos hacia las más grandes.

David Allen