En esta ocasión David Allen comparte una situación en la que las personas que formamos parte de OPTIMA LAB nos encontramos casi cada día. ¿Cómo resumir de qué va GTD^® en pocas palabras?

Desde que se publicó mi primer libro, me han hecho numerosas entrevistas de radio y televisión, en las que te dan unos cincuenta y tres segundos para compartir con todo el mundo las claves para tener salud, riqueza y felicidad. Así que me han obligado a destilar mi mensaje a lo esencial.

Una pregunta típica es: «David, ¿qué se interpone en nuestro camino para ser productivos?» Aquí está mi respuesta:

«No es una cosa, sino cinco, y todas ellas en el mismo pack: La gente lo guarda todo en su cabeza. No deciden lo que tienen que hacer con las cosas que saben que tienen que hacer. No organizan sus recordatorios y el material de apoyo en categorías funcionales. No tienen ni revisan un inventario completo y objetivo de sus compromisos. Y, finalmente, desperdician energía y se agotan permitiendo que su actividad se vea dirigida por lo último —y más ruidoso— que les ha entrado: esperando que sea lo correcto, pero sin sentir nunca el alivio de saber si lo es».

(¿Cómo lo hago?)

Sólo he señalado las peores prácticas de los cinco pasos de la gestión del flujo de trabajo: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. No puedo darle a la persona que me entrevista un ÚNICO problema. Obviamente, la mayoría de las personas guardan las cosas en su cabeza, lo cual ya cortocircuita el proceso al empezar. Muchas personas apuntan un montón de cosas, aunque no deciden las siguientes acciones, lo que hace que estas listas sean operativamente disfuncionales. Pero incluso si piensan en las acciones necesarias, no organizan el recordatorio en un lugar donde lo puedan ver cuando estén en el contexto necesario para poder realizar esa acción. Y aunque lo hicieran, en una explosión de inspiración productiva, la mayoría deja que sus sistemas queden rápidamente desactualizados y se vuelvan incoherentes. Y sin el cuidado ni el mantenimiento, y la constante utilización de sus herramientas de pensamiento ejecutivo objetivo, toda la información se escurre de nuevo a su memoria RAM psíquica. La vida y el trabajo se convierten en respuestas reactivas en lugar de distintas opciones de acción claramente orientadas.

«Entonces, David, ¿qué necesitamos hacer?» (¡Algunas entrevistas cuentan con cincuenta y tres segundos adicionales!).

«Una combinación de cinco hábitos y mejores prácticas. Saca todo de tu cabeza. Toma decisiones sobre las acciones necesarias cuando las cosas aparecen, no cuando explotan. Organiza los recordatorios de tus resultados y de sus siguientes acciones en categorías adecuadas. Mantén tu sistema actualizado y completo, y revísalo lo suficiente como para confiar en todo momento en tus elecciones intuitivas sobre lo que estás haciendo, y lo que no estás haciendo.

Supongo que podría haberlo simplificado aún más: «Concéntrate en los resultados deseados e identifica en todo momento la siguiente acción de lo más importante». Pero, ¿quién no sabe eso? El gran desafío es la implementación consistente de este principio, integrádolo por completo con cada aspecto de nuestra vida. Y eso no es tan fácil.

David Allen