Compartimos contigo un nuevo artículo de David Allen. En este caso nos describe las claves para conseguir que nuestro sistema sea de confianza y, sobre todo, la importancia de que esto sea así. Una muy buena reflexión, especialmente si estás empezando el camino para dominar GTD^®.

Una de las mayores trampas en el crecimiento de un negocio es también una trampa para la autogestión: si no confías en tu sistema, no puedes dejar a un lado los detalles operativos, y limitarás tu capacidad para crear a un nivel superior.

Muchas de las personas emprendedoras de éxito con las que he trabajado a lo largo de estos años podrían ser calificadas (y lo han sido, por sus empleados y amigos) como «frikis del control altamente creativos». Es comprensible, ya que normalmente se necesita ese tipo de energía, potente y bien canalizada, para crear un negocio, para construir algo de la nada. De la misma manera que un padre llegará a extremos sobrehumanos para proteger a su vulnerable descendencia, alguien que da a luz a una empresa debe, casi por necesidad, tener una piel tan gruesa como la de un elefante y la capacidad de atacar y defenderse de un guerrero samurái. Se necesita un tremendo enfoque, determinación y, sí, una cierta falta de sensibilidad, para crear algo nuevo y conseguir que se quede en este mundo.

Este proteccionismo puede, por supuesto, convertirse también en su perdición. Para continuar en su capacidad visionaria de crecer y expandirse, deben madurar —no sólo su equipo y sus sistemas, sino también ellas mismas— y evitar el estrangulamiento de la micro-gestión. Tienen que confiar. Pero confiar no es algo que puedas hacer simplemente porque debas hacerlo. Supongo que puedes desarrollar un mayor sentido de optimismo general sobre la vida, pero no sólo aprendes a confiar, sino que aprendes a construir la confianza. Y lo haces creando un sistema y trabajando en él, para poder olvidarte de ese nivel más operativo, sin dejar de lado la perspectiva general sobre lo que estás tratando de conseguir.

Una persona principiante al volante de un coche hará movimientos bruscos y nerviosos. Sólo a medida que aprende a confiar en la capacidad de respuesta del coche puede pasar al siguiente nivel, ampliar su horizonte y conducir a más velocidad más fácilmente.

Del mismo modo, si no confías plenamente en tu sistema personal, es probable que dediques una energía mental inadecuada e innecesaria a los detalles y al contenido, a menudo, con un componente emocional negativo. Sentirás que todo te sobrepasa, que te arrastran y, en ocasiones, que estás a punto de perder el control.

Pero no podrás confiar en tu sistema hasta que no sea digno de tu confianza. ¿Y cuándo ocurre eso? Cuando sabes que has capturado todo lo que ha llamado tu atención, aclarado lo que pretendes hacer al respecto, decidido las siguientes acciones que necesitas completar para avanzar o conseguirlo y colocado los recordatorios de esas acciones en los lugares adecuados, que sabes que revisarás dónde y cuando sea necesario.

Las personas emprendedoras tienen que salir de la zona de confort del control operativo y dejarse llevar, poniendo a las personas adecuadas en los lugares adecuados, responsabilizándose de las cosas correctas y haciendo un seguimiento adecuado de las mismas. Del mismo modo, para mantener la cabeza despejada y creativamente enfocada en las cosas correctas, deben tener todas las cosas correctas en su sistema personal y el hábito de revisarlo en el momento adecuado.

Si tratas de mantener más de diez cosas en tu mente a la vez, perderás la objetividad acerca de las relaciones entre ellas. Las cosas menos importantes te molestarán más de lo que deberían y no prestarás a los asuntos estratégicos la atención objetiva que merecen. Y si alguna parte de ti sabe que no tienes todo capturado y organizado en el lugar correcto, tu cerebro simplemente no dejará de prestar atención a los detalles. Te encontrarás hasta cierto punto a merced de lo último y lo más ruidoso. Es el precio que se paga por permanecer en la zona de confort de mantener el control de todo en tu cabeza.

Cuando las personas comienzan a implementar la metodología Getting Things Done^®, experimentan inicialmente una oleada de energía y creatividad, a la vez que se sienten más relajadas. Pero estas experiencias positivas pueden perderse rápidamente sin la confianza en que el contenido de sus sistemas está completo y actualizado (cuyo inventario podría haberse ampliado o cambiado enormemente con la última llamada telefónica).

La gente dice a menudo, «caramba, tengo todo capturado en el sistema, pero mi mente sigue preocupada y recordándome esto y aquello». Mi pregunta es: «¿Cuánto tiempo llevas trabajando con tu sistema?». Por lo general, lo han montado hace poco. Aún no ha pasado tiempo suficiente todavía para crear confianza, así que su mente sigue tratando de mantener el control. Por eso, el reto es seguir adelante, seguir volviendo a todo lo capturado, aclarado y organizado. Y el truco es volver con la suficiente frecuencia para que la mente pueda dejarlo ir, confiando en que todo ese recordar y acordarse está siendo gestionado por algo mejor que ella misma.

Es entonces cuando eres realmente libre para pensar sobre las cosas en lugar de en ellas.

David Allen