Compartimos contigo un artículo publicado originalmente por David Allen en diciembre de 2019. Lo hemos traducido y adaptado para ti porque ahora más que nunca es necesaria la reflexión a la que nos evoca el texto. ¡Esperamos que lo disfrutes!

No hay nada nuevo en el mundo, excepto la frecuencia con la que no paran de aparecer cosas nuevas. En consecuencia, cada vez son más las personas que tienen que aceptar y estar constantemente adaptándose a esta cambiante realidad.

La diferencia entre tu mundo y el de tus padres está en el tiempo en que puedes contar con que algo te proporcione estabilidad. Ya sea en tu vida o en tu trabajo. Y que, además, lo haga durante un período significativo de tiempo.

Tal vez tu padre y tu madre tuvieron que «reconfigurar» totalmente su mundo dos o tres veces en su vida adulta (como mucho). Puede que tú tengas que hacerlo dos o tres veces al año.

Esto puedes considerarlo una buena o mala noticia, pero indudablemente es la noticia. Que te sientas con mayor o menor comodidad en esta situación va a depender de la confianza que tengas en que reaccionarás de manera adecuada cuando esos cambios ocurran.

Confía en mí. Ahora mismo hay alguna sorpresa preparada para ti que no puedes prever y que probablemente requerirá que te recalibres y te reenfoques rápidamente para evitar que te lleve la corriente. Y en el horizonte no hay nada a lo que puedas agarrarte, aparte de tus propias habilidades para arreglártelas.

La tecnología ha contribuido de manera determinante a este fenómeno. He sido usuario de esta desde hace mucho tiempo (me he dedicado a la organización digital y a las aplicaciones de comunicación desde 1983) y puedo asegurarte que nada —exceptuando los procesadores de texto y las hojas de cálculo— ha mejorado significativamente el campo de la productividad.

Lo que la tecnología ha magnificado de manera brutal es la velocidad, el volumen y la conectividad. Y aunque se puede argumentar que este hecho ha ayudado, también se puede argumentar que ha agravado el problema. Al menos en lo que respecta a mantener la sensación de control sobre tu mundo, en lugar de sentirte abrumado por él.

Las empresas y las personas siempre han tenido que tomar decisiones. Pero ahora reciben un bombardeo constante de infinitas opciones e información potencialmente relevante y con elementos que pueden promover sus aspiraciones y sus carreras. Y todo esto hace que corran el riesgo de quemarse por el estrés que genera este sinfín de oportunidades.

La mayoría de las personas en las organizaciones se encuentran ahora mismo frente a dilemas tales como «¿Está cambiando mi trabajo?» «¿Cómo defino mi(s) función(es)?» «¿A dónde se dirige este barco?» «¿Puedo contar con un futuro aquí?» Etc. Los pronósticos afirman que, dentro de unos pocos años, la mayoría de las organizaciones contratarán mayoritariamente personas autónomas y funcionarán sin apenas plantilla propia.

Tanto las personas como las organizaciones están tratando de navegar en este nuevo escenario. Los conceptos «Lean», «Agile» y «Scrum» nos son familiares, al menos en el sector tecnológico. Y los modelos de auto-organización empresarial, como la Holacracia, han comenzado a coger tracción en todo el mundo, eliminando las estructuras jerárquicas arcaicas.

Estos enfoques (y muchos otros) abordan la necesidad de ser flexibles, integradores, imaginativos y receptivos a los cambios que constantemente se producen. La capacidad de una empresa para hacer frente a un imprevisto puede ser determinante para su ventaja competitiva.

En el frente individual, los modelos y herramientas de autogestión han proliferado exponencialmente, con nuevas aplicaciones y enfoques que surgen casi a diario.

Mi libro, Getting Things Done: the art of stress-free productivity —en español: Organízate con eficacia—, se publicó por primera vez en 2001, con una nueva edición en 2015, vendiendo millones de copias en varios idiomas. El acrónimo de la metodología, «GTD^®», se ha hecho mundialmente conocido, habiéndose —por ejemplo— creado más de 300 aplicaciones de software basadas en el modelo.

¿Por qué su éxito? Sencillamente, por la necesidad que tienen las personas de disponer de más «espacio» en sus cabezas, menos estrés en su día a día y más control sobre todos los asuntos que ocupan sus vidas y sus trabajos.

No podemos contar con que nuestras prioridades y compromisos se mantengan estables por mucho tiempo. Y cuanto más frecuentemente haya cosas que impacten en nuestra estabilidad, mayor será nuestra necesidad de desarrollar hábitos y buenas prácticas que nos permitan mantener la sensación de control.

La metodología GTD^®, elaborada después de muchos años y miles de horas de trabajo individual con personas en posiciones de alto nivel, proporciona una manera para lograr —y mantener— esta sensación de control. No importa lo feas que se pongan las cosas, ni la frecuencia con la que los cambios ocurran.

Consiste en capturar todo lo que llama nuestra atención —en el momento que lo hace— en contenedores de confianza. Aclarar estas cosas que hemos capturado, pensando y tomando decisiones sobre qué hacer o no hacer con ellas, y definiendo las siguientes acciones acciones y los resultados —proyectos— inherentes a las mismas. Organizar la información y los recordatorios resultantes en un sistema de confianza, para así asegurar que podemos elegir con confianza qué hacer —o no hacer— en cada momento.

A pesar de lo sencillo que te pueda parecer, es algo que la mayoría de las personas tenemos que aprender y practicar para que se convierta en un hábito. De esta manera lograremos dar sentido al «tsunami» de entradas que llegan a nuestro mundo, que para nada se está desacelerando.

Se ha establecido una carrera entre tú y tu realidad. Una realidad heredada, aceptada y creada. Quién ganará, y cómo, depende de ti. Y no ocurrirá por sí solo.

David Allen, diciembre de 2019